Lees alles over lichaamstaal in het boek van lichaamstaalexpert Frank van Marwijk

Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl

---

Computer en lichaamstaal

De computer biedt steeds meer mogelijkheden om vlot informatie uit te wisselen. Met behulp van bijvoorbeeld e-mail, kun je in korte tijd veel mensen bereiken. Toch biedt deze ontwikkeling niet alleen maar voordelen. En dit geldt zeker als je zakelijk gebruik maakt van de computer.

Een e-mailtje is snel gestuurd; soms te snel. Vaak worden e-mails naar te veel of naar de verkeerde mensen gestuurd. Soms hebben ze een te emotionele lading. En in steeds meer gevallen wordt e-mail gebruikt, waar een persoonlijk contact beter op zijn plek zou zijn geweest. In dit artikel vind je richtlijnen om beter met behulp van de computer te communiceren.

De voordelen van e-mail
Binnen bedrijven en instellingen wordt op steeds grotere schaal gecommuniceerd met behulp van e-mail. Het biedt dan ook verschillende voordelen. Met dit medium kun je iedereen die achter een computer zit binnen enkele seconden bereiken. In tegenstelling tot een telefonische boodschap hoef je niet bang te zijn de ander te storen in zijn werkzaamheden. Jouw boodschap staat meteen zwart op wit - of in elke kleur die je wenst. Als je je mail helder hebt geformuleerd, kun je later altijd naar de inhoud verwijzen. De mail dient meteen als geheugensteuntje voor de ontvanger. En dan vooral niet te vergeten: als je gebruik maakt van de computer kun je veel mensen tegelijkertijd bereiken met je boodschap.

Niet altijd geschikt
E-mail is dus een handig communicatiemiddel als het gaat om effectiviteit en tijdsbesparing. De voordelen zorgen er tegelijkertijd voor dat e-mail te vaak en te snel gebruikt wordt. E-mail is niet voor elk doeleind het meest gunstige medium. Bovendien zorgt de gemakkelijke verspreiding van boodschappen voor een bijkomend effect. Via e-mail ontvang je vaak een overkill aan informatie die overigens niet altijd (alleen) voor jou bedoeld is. Zo komt het regelmatig voor dat werkgerelateerde informatie die bedoeld is voor één bepaalde werknemer, als cc naar andere medewerkers wordt verzonden. Dan weten die er tenminste ook van, is het idee. Het komt zelfs voor dat bij verzenden van kritische opmerkingen in de richting van de leidinggevende ook de collega's van de verzender een kopie ontvangen. Deze actie lijkt dan de boodschap kracht bij te zetten. De leidinggevende kan het probleem dan niet meer afdoen in een onderonsje met de medewerker. Het is immers een groepsaangelegenheid geworden.

Emoties
Een e-mail is snel verzonden. Daarmee is het ook een middel geworden dat soms gebruikt wordt om irritaties te laten blijken of elkaar verwijten te maken. Een e-mail wordt soms verzonden in een boze opwelling, die pas is weggezakt nadat op de verzendknop is geklikt. Daarbij speelt het een belangrijke rol dat bij deze manier van communiceren de mogelijkheid tot nuanceren en relativeren beperkt is. Tijdens een face-to-face contact kunt je een te bitse opmerking wat nuanceren met lichaamstaal. Je kunt forse kritiek leveren en tegelijkertijd de relatie herstellen door even te glimlachen, je handen te kantelen of je schouders op te trekken. Ook kun je meteen de reactie van de ander peilen en daar je presentatie op afstemmen. Bij e-mail ontbreekt de directe feedback. Ook mis je de lichaamscommunicatie die normaliter een essentiële rol speelt bij de uitwisseling van gevoelige informatie.

Emoticons
Sommige mensen menen het gebrek aan lichaamstaal bij e-mail te kunnen compenseren met behulp van emoticons. Dit zijn gezichtjes die je kunt maken met behulp van de ASCII-tekens op je toetsenbord. Zo staat ;-) voor een glimlach met een knipoog en :-( voor een sombere gezichtsuitdrukking. Om ze goed te kunnen lezen moet je je hoofd naar links kantelen. Sommige programma's vertalen deze tekens meteen in poppetjes. Je kunt dit vaak zien in chatboxen en forums op het internet. Ook steeds meer e-mailprogramma's maken deze vertaalslag. Toch zijn deze emoticons nog slecht bruikbaar in het zakelijke verkeer. De poppetjes komen kinderachtig over en vertolken slecht de werkelijk gevoelde emotie van de afzender. Ze kunnen zelfs eerder als denigrerend worden beschouwd dan dat ze bedoeld zijn om een positieve relatie te bewerkstelligen. Een ander nadeel is dat met emoticons over het algemeen alleen enkele basisemoties uitgedrukt worden: boosheid, verdriet, vreugde. Om je emoties zo duidelijk mogelijk te maken, moet je ook nuances kunnen tonen. Om dat goed te doen heb je veel meer emoticons nodig. En dan is het maar de vraag of de ander die altijd begrijpt. Hieronder vind je een overzicht van enkele van de vele emoticons die er bestaan en die je kunt gebruiken. Als je dat doet, dan kun je degene met wie je mailt maar beter naar deze pagina verwijzen voor de uitleg - anders krijg je nog verwarring. Zou jij bijvoorbeeld zomaar weten wat ik bedoel als ik ^5 naar je zou mailen? Juist ik geef je de vijf! Wil je mijn hand schudden? (klik op de handen)

---

Overzicht emoticons

:-| Akelig O;-)->}-> Amor @== Atoombom ~:o Baby 8-P Bah >=^P Bah :-[ Bekritiseren ~~:-( Beledigend bericht ~== Beledigend bericht :-# beugel :-* Bitter ?-( Blauw oog ?( Blauw oog !-( Blauw oog !-) Blauw oog (trots op...) ;-( Blauw oog of kwaad :^D Blij :-) Blij :-)) Blij (erg) ?:-1 Blij gezicht :-! Blij gezicht (variatie) [:-] Blokhoofd :*-) Blozen :%) Blozen >:-< Boos >-< Boos (erg), woedend #-( Bureaucraat :C=:-) Chef/voorman Q:-) Collega gediplomeerde :*) Clown uithangen :-|:-| Déja vu :-] Dommerik 8-# Dood X-( Dood *-) Doodgeschoten :-# Draagt een beugel {:-) Draagt een toupet :-{2 Draagt lippenstift :*) Dronken (:%- Dronken (lachend) ]:-> Duivel ]:-) Duivel >:-) Duivel (boosaardig) >:-> Duivel (boosaardig) >:) Duiveltje O-) Eénoog *-( Eenoog .-) Eénoog ø-) Eenoog (:-) Eierhoofd (:| Eierhoofd ~:-; Elvis Presley 0:-) Engel O:-) Engel O8-) Engeltje :^D Fantastisch en goed :?) Filosoof /:-) Fransman |-o Gapen (:-... Gebroken hart {} Geen commentaar :-(?) Geen idee! ?:-L Geen idee! :-k Geestelijke uitdaging :-o Geeuw of verrassing >:-( Geïrriteerd 8-[ Geïrriteerd, bang of nerveus 8-o Geschokt #:-o Geschokt 8-] Geweldig ^^^ Giechelen _/ Glas (leeg) ~/ Glas (vol) :-{)} Glimlach met baard =^D Grote grijns :() Grote mond, veel praten/roepen 8-) Grote ogen of bril hebben 8-| Grote ogen opzetten ==:-) Haren te berge rijzen :-... Hartverscheurend bericht :-(> Heeft een baard :-)X Heeft een vlinderdas |:-) Heeft zware wenkbrauwen %-| Hele nacht aan het werk geweest ///; Hilariteit :-, Hmmmm d:-o Hoed afnemen :X Hoor geen kwaad :~-( Huilen :'( Huilen :.( Huilen :' Huilen :'-( Huilen :,( Huilen ;( Huilen :'-( Huilen :`-( Huilen (een traantje pinken) :''''-( Huilen (tranen met tuiten) :'-) Huilen (van blijdschap) %-} Humoristisch of ironisch %+( In elkaar geslagen |I In slaap |-| In slaap _|:-) Indiaan

%-{ Ironisch %-} Ironisch of humoristisch :-() Je reed met je auto over m'n teen :-() Je stond op mijn teen -= Kaars uitgeblazen %-; Kater (na drinken) :+( Klap op de neus ;-) Knipoog ,-) Knipoog '-) Knipoog >-) Knipoog (duivels) >-> Knipoog (duivels) !-) Knipoog (compliment) 9-) Knipoog naar links 6-) Knipoog naar rechts '-) Knipoogje ') Knipoogje ;) Knipoogje ;P Knipoogje ;-D Knipoogjes geven en lachen [] Knuffel ((...)) Knuffelmet naam: ((Thijn)) [[...]] Knuffelmet naam: [[Marianne]] {{...}} Knuffel met naam: {{Luuk}} () Knuffelen (()):** Knuffels en kusjes (((...))) Beel knuffels met naam: (((Frank))) %+{ KO (geslagen) #-) KO (na feesten) %+{ KO (verliezer gevecht) [:-) Koptelefoon :* Kus :-x Kus :-* Kus * Kus (:-* Kus :**: Kus (terug) :-{} Kus (toe blazen) =^* Kusjes (:& Kwaad (:-& Kwaad :-|| Kwaad (erg) ;-( Kwaad zijn of blauw oog }:[ Kwaad, gefrustreerd :-)~ Kwijlen |-D Lach (groot) :) Lach (smiley) :-D Lachen :-i Lachen (boer met kiespijn) :-; Lachen (boer met kiespijn) :-/ Lachen (boer met kiespijn) :-l Lachen (éénzijdig) :-j Lachen (éénzijdig) :-> Lachen (gelukzalig of sarcastisch) :-D Lachen (iemand toelachen) :-J Lachen (ironisch) :-, Lachen (lief) :-{) Lachen met snor }-) Lachje (vettig) ?(-: Linkshandig :-? Lippen (likkend) :-9 Lippen (likkend) :-" Lippen (samengeknepen) $-) Loterij gewonnen :- Man O-> Mannelijk :-)-8 Meisje (groot) 8:-) Meisje (klein) |-{ Mijn hemel l-( Moe :-I Nadenkend 8-[ Nerveus of bang B-D Net goed, stommerik! :/) Niet leuk :/i Niet roken :-c Niet zo blij 8-O O jee 8 Oneindig :-| Ongeïnteresseerd, verveeld :-C Ongelooflijk :-c Ongelukkig :-I Onpartijdig ~:-( Ontvlambaar :8(> Opa met een leesbril en baard :-O Open mond door verrassing :-Y Opmerking tussendoor plaatsen :-={ Ouder persoon met snor %*@:-( Overgeven ~P-) Piraat

:-v Praten :-w Praten (met gespleten tong) +:-) Priester +-:-) Priester i-) Privé-detective 8(:-) Propellorhoofd %(|:-) Propellorhoofd, gek :-} Pruillipje (lachend) :-{ Pruillipje (triest) -:-) Punk-rocker -:-( Punk-rocker (lacht niet) =:-) Punker }{ Recht tegenover elkaar ([( Robocop [:] Robot [:|] Robot :-Q~ Roker :-d~ Roker (zware) :-p~ Roker (zware) @}->------ Roos 12x@>--->--- 12 lange rozen ][ Rug tegen rug *!#*!^*&:-) Schizofreen :-@ Schreeuwen :-V Schreeuwen :-W Schreeuwen (met gespleten tong) (-::-) Siamese tweeling (-:|:-) Siamese tweeling ~~~~8} Slang =====:} Slang |-I Slapen |( Slaperig (bij te laat bericht) |-( Slaperig :-) Smiley :) Smiley (lach) (:-) Smiley (variant) (:-( Smiley terugnemen (:- Smiley terugnemen :-'| Snuiven |^o Snurken. :-M Spreek geen kwaad :-X Stil (ik heb zwijgplicht) :-# Stil (ik heb zwijgplicht) =X Stil (lippen verzegeld) :-$ Stil (mond dichtgenaaid) :-T Stil (mond houden) :e Teleurgesteld :-e Teleurgesteld 2B|^2B To be or not to be :-Q Tong uit de mond :-f Tong uitsteken :-r Tong uitsteken :-P Tong uitsteken :-+ Tong uitsteken van uitputting P* Tongzoen -=#:-) Tovenaar 8:-) Tovenaar :( Treurig (:-; Treurig (erg) :[ Treurig, verveeld :-6 Uitgeput :-[ Vampier :-E Vampier met tanden -( Veiligheidsbril verplicht 8-O Verbaasd :-C Verbaasd :C Verbaasd :-( Verdrietig (:-( Verdrietig :-< Verdrietig (erg) (:-D Verklikker :-~) Verkouden :~) Verkouden :-~| Verkouden :-o Verrassing of geeuw =O Verrast |:-| Verstijfd (hopeloos) :-| Verveeld, ongeïnteresseerd, %-) Verward :~/ Verward %-( Verward ^5 de vijf geven, de hand schudden. >- Vrouw O+ Vrouwelijk :@ Wat? :> Wat? :-s Wat?! :-B Watertanden M:-) Welkomstgebaar `:-) Wenkbrauw afgeschoren `:-) Wenkbrauwen gefronst >-< Woedend, erg boos ~:-( Woest M-) Zie geen kwaad (See no evil) M-),:X,:-M Zie, hoor, spreek geen kwaad :-x Zoen :-X Zoen (natte) B:-) Zonnebril op hoofd :-6 Zuur (heb net iets zuurs gegeten) :{ Zwaar hebben

---

Een directief antwoord?
In één van de reacties die ik ontving op mijn artikel: Zo voer je een goed telefoongesprek, werd mij gevraagd waar je op moet letten als je reageert op een uitgebreide e-mail van een medewerker of klant, die erbij gebaat is dat je directief reageert op de beschreven situatie. Mijn eerste reactie daarop is: geef geen antwoord per e-mail! E-mail is een medium dat niet geschikt is voor directieve benaderingen, terechtwijzingen of berispingen. Jouw boodschap kan onbedoeld te verwijtend, kwetsend of hard overkomen. In deze situatie kun je beter meteen bellen en/of de afzender uitnodigen voor een persoonlijk onderhoud.

In het gesprek dat dan volgt begin je met parafraseren. Daarmee wil ik zeggen dat je eerst in eigen bewoordingen de inhoud van de e-mail van de medewerker of klant herhaalt en beschrijft hoe je de boodschap hebt begrepen. Daarmee geef je feedback over de mail, zonder daar meteen een waardeoordeel aan te geven. Dat is nodig want ook jij kunt de lading van de mail verkeerd begrepen hebben. Op deze manier laat je blijken dat je de e-mail van de betrokkene serieus neemt.

Dialoog in plaats van vuurgevecht
Door in gesprek te gaan schep je de mogelijkheid voor een dialoog in plaats van een vuurgevecht via de mail. Als er op die manier al een strijd zou ontstaan, want de ander kan jouw geprikkelde e-mail gemakkelijk negeren: hij antwoordt dan gewoon niet. Als je daar later op terugkomt, kan de ander altijd zeggen dat hij je mail niet ontvangen heeft of dat die 'per ongeluk' in de trash terecht is gekomen. Als je toch per e-mail wilt reageren op een vervelende e-mail, houd het dan kort en verzoek de ander er onder vier ogen op terug te komen. Dit voorkomt verwarring en verhindert dat de ander je woorden opslaat om het als 'bewijs' tegen je te gebruiken. Je wilt je collega's, klanten of baas toch graag te vriend houden?

E-mail is een prettig hulpmiddel voor korte zakelijke uitwisseling. Maar zodra de communicatie persoonlijk wordt, is e-mail minder geschikt. In die situaties moet er sprake zijn van een dialoog. In deze situaties moet je spreken en luisteren en met lichaamstaal op elkaar kunnen reageren. Als je constructieve feedback wilt geven of gevoelige onderwerpen wilt aansnijden moet je elkaar dus ontmoeten. E-mail is overigens prima geschikt om de afspraak daarvoor te maken.

Een vluchtig medium
Het feit dat mensen e-mail zo gemakkelijk kunnen verzenden en ontvangen zorgt ervoor dat er veel overbodige informatie uitgewisseld wordt. Als je alle inkomende cyberpost met aandacht wilt afhandelen, ben je misschien enkele uren per dag kwijt met het lezen en beantwoorden van al je e-mails. Veel mensen lossen dit op door hun mails selectief te lezen en te beantwoorden. In de mailbox kunnen ze al onderscheid maken tussen e-mails die aan hen persoonlijk zijn verzonden en mails die aan een groep zijn verstuurd. Deze laatste mails lijken minder prioriteit te hebben. Verder wordt er gesorteerd op onderwerp en afzender, met ook daaraan het label: méér of minder belangrijk. De inhoud van de mails wordt vanwege de hoeveelheid vaak snel doorgescand. Lange e-mails hebben daardoor minder impact.

De antwoorden per e-mail zijn vaak kort, snel en soms weinig doordacht. Ze hebben veelal geen aanhef of ondertekening (Dit lijkt overbodig omdat de namen van de ontvanger en de afzender toch al boven de mail staan). Verder vind je er relatief veel typefouten die vanwege de snelheid van het medium maar zelden worden gecorrigeerd. De stijl en opmaak van e-mails krijgen ook weinig aandacht. Dit alles maakt dat de benadering per e-mail kan overkomen als haastig en weinig persoonlijk.

Richtlijnen voor bewuster e-mailverkeer

Houd het zakelijk
Scheid feiten van meningen. Beperk emotionele uitlatingen. In geschreven tekst kan dit totaal verkeerd begrepen worden. Wees ook voorzichtig met humor in e-mails. Zonder je vrolijke gezicht in beeld kan je grappigheid als kwetsend of sarcastisch ervaren worden. Gebruik in zakelijke mails geen emoticons. De bedoeling daarvan snapt niet iedereen. Schrijven met HOOFDLETTERS is schreeuwen in cybertaal! Laat dit ook liever achterwege. Gebruik de vermelding 'hoge prioriteit' bij je e-mails alleen bij echt hoge prioriteit!

Houd het kort
Een e-mail is bedoeld voor snelle uitwisseling. Gebruik het ook zo. Lange mails worden over het algemeen wat minder goed gelezen en/of onthouden.

Maak het persoonlijk
Noem de naam van de ontvanger één of enkele malen in de mail. Begin met een vriendelijke aanhef. Zet je naam met een vriendelijke groet onder het mailtje - ook al staat die standaard al bovenin het scherm. Stuur je mails bij voorkeur gericht aan één persoon in plaats van aan een groep. Als je hetzelfde mailtje aan drie verschillende mensen wilt sturen, maak je het persoonlijker als je hem ook echt drie keer verstuurt en de naam in je aanhef vervangt. Stem de inhoud van de mail zoveel mogelijk af op de ontvanger bijvoorbeeld door in je antwoord iets uit zijn vraagstelling te herhalen. De ontvanger weet daarmee dat de mail ook echt aan hem gericht is.

Stuur mailtjes met persoonlijke inhoud niet door
Misschien vind je het belangrijk dat een collega, leidinggevende of personeelszaken ook op de hoogte is van de inhoud van de mail die je hebt ontvangen. Toch kunt je behoorlijk het vertrouwen schenden als je een aan je gerichte mail met persoonlijke inhoud zo maar doorzendt. De mail is persoonlijk voor jou bedoeld. Wel kunt je in je antwoord laten weten dat je anderen zult informeren. Dit doe je dan in een persoonlijk gesprek of via een nieuwe correspondentie. Zorg er in dat geval voor dat de betrokkene daar een afschrift van ontvangt.

Denk na wanneer je een kopie stuurt en aan wie
Zeker bij conflicten komt het vaak voor dat een derde zoals een leidinggevende of personeelsfunctionaris een kopie van de mail ontvangt. Dit zorgt er niet alleen voor dat mailboxen onnodig vol raken. Ook kan dit het vertrouwen aantasten en/of de berichtuitwisseling een onnodig zware lading geven.

Geef voorkeur aan mondeling contact
Natuurlijk kun je een mailtje sturen naar je collega in de kamer naast je. Soms is dat zelfs nuttig. Je hoeft niet van je plek. Je stoort de collega niet. De collega kan het rustig lezen en bewaren. Maar als het kan, ga dan liever bij hem langs. Denk erover na of je vaak dingen mailt die je ook gewoon kunt zeggen. Gebruik de mail liever om iemand uit te nodigen voor een gesprek in plaats van voor het versturen van hele betogen.

Formuleer doel en/of vraagstelling duidelijk
Maak al in de aanhef van de e-mail duidelijk wat je ermee beoogt. Geef een heldere omschrijving van je correspondentie in het onderwerpvak. Plaats bij je reacties af en toe een nieuwe titel in plaats van dat er automatisch Re Re Re Re Re onderwerp verschijnt.

Let op stijl en interpunctie
Veel lange mails worden aan een stuk geschreven. Soms worden er ook nog lange zinnen gebruikt. Vergroot de leesbaarheid van je mails door kopjes en witregels te gebruiken. Kijk of je door middel van komma's en punten je mails begrijpelijker kunt maken.

Geef tijd en aandacht aan je mails
E-mail kan snel maar dat hoeft niet altijd. Neem als het om belangrijke of gevoelige informatie gaat de tijd om na te denken wat je precies wilt schrijven. Schrijf je mail dan eerst in een tekstverwerker en print het uit. Lees het zorgvuldig na en overweeg je formuleringen. Is het duidelijk zo en bent je het er nog steeds mee eens, verzend de tekst dan per mail.

Vergeet de papieren post niet
E-mail gaat sneller maar is daarmee vluchtiger. Als je de inhoud van je boodschap meer waarde wilt geven, verstuur het dan op papier per reguliere post (snailmail). Wilt je het toch snel en per e-mail versturen? Schrijf dan in Word een brief op briefpapier en hang die als attachment aan je e-mail. Op die manier krijgt je boodschap meer impact.

Houd je aan de Nettiquette
Dit zijn de gedragsregels die gelden voor e-mail en internetverkeer. Je kunt ze overal op het internet terugvinden. De algemene gedachte daarbij is: wees ruimdenkend bij het ontvangen en terughoudend bij het verzenden. Zorg voor een respectvolle bejegening.

Bewust gebruik van de computer
Een computer is een handig hulpmiddel. Toch is het goed om dit bewust te gebruiken. Bewust gebruik van de computer wil niet alleen zeggen dat je je houdt aan communicatieregels. Het betekent ook dat je verdiept in mogelijkheden en ontwikkelingen. Soms kunnen dingen handiger en of sneller. Behalve goed contact met andere mensen, zorg je er bijvoorbeeld zo voor dat je documenten er representatief uitzien of dat je een muisarm voorkomt. Op het internet kun je vanalles vinden over het gebruik van jouw computer. Wil je goed op de hoogte blijven van de ontwikkelingen, dan is het zinnig om af een toe een computertijdschrift te lezen.

  Lichaamstaal bij baby's  
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.

 Meer informatie
 Hoofdstukindeling
 Online bestellen

Manipuleren kun je leren geschreven door lichaamstaalexpert Frank van Marwijk Meer dan 30.000 exemplaren! Bestellen via Managementboek Bestellen via Bol.com

Informatie

Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.

Bodycom Lichaamscommunicatie Voorschoten K.v.K. Haaglanden 28088572

https://www.lichaamstaal.nl e-mail: telefoon: 06 16024219

 Volg @lichaamstaal op Twitter

---