Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
Wat bedoelt u eigenlijk?
Een goed verstaander heeft maar een half woord nodig. Helaas denken slechte verstaanders ook vaak dat ze het met een half woord wel afkunnen. Zonder eerst goed te luisteren, gaan ze ervan uit dat ze wel weten wat de ander bedoelt. Deze mensen interrumperen anderen voortdurend en reageren vanuit veronderstellingen en verwachtingen. Dit leidt tot onbegrip, geeft veel irritatie en draagt er toe bij dat er onnodig veel strijd en emotionele associaties ontstaan. Door dergelijke miscommunicatie duren vergaderingen en andere bijeenkomsten onnodig lang. Hier vindt u een handleiding voor meer begrip en heldere communicatie.
‘Ik weet dat jij begrijpt
wat je denkt dat ik zei,
maar ik weet niet zeker
of jij beseft dat wat jij hoorde
niet is wat ik bedoelde.’
Anoniem
Snap je wat ik bedoel...?
Onlangs was ik bij een bijeenkomst waar gesproken werd over de onderlinge samenwerking binnen een unit. Hierbij stond de vraag centraal: ‘Zijn wij wel een echt team?’. Dit leidde al tot enige verwarring, want blijkbaar bestonden er verschillende gedachten over het woord team. De meeste aanwezigen beschouwden een ‘team’ als een eenheid van mensen die écht met elkaar samenwerken. Men was van mening dat in dit ‘team’ ieder voor zich werkte. Er werd hierover wat heen en weer gepraat. Hieronder volgt een stukje van de discussie:
De manager van de unit nam het woord en zei: ‘Allereerst is het belangrijk te beseffen dat we een slecht jaar achter de rug hebben...’. De manager werd hierop meteen onderbroken door een ander die met emotie in zijn stem zei: ‘Ja, maar dat vind ik op dit moment helemaal niet belangrijk! Dáár wil ik het nu NIET over hebben!’. Een derde persoon liep rood aan en boog over de tafel: ‘Hoe kun je dát nou zeggen! Het is juist zo belangrijk dat we het daar wél over hebben!’. Er werd gebekvecht over wat nu belangrijk was. De tweede persoon richtte zich toen naar de manager en zei: ‘We hebben het nu over samenwerking hoor! Hoe kun jij dan nu beginnen over de jaarcijfers...? Die interesseren me nu echt niet!’. De manager trok verbaasd zijn wenkbrauwen op en legde uit dat hij met ‘slecht jaar’ niet de jaarcijfers bedoelde. Hij wilde verwijzen naar het grote verloop in het personeel, dat grote invloed had gehad op de onderlinge samenwerking. De emoties bedaarden en de discussie kon weer verder.
Waar praten we over?
In de bovenstaande bijeenkomst ontstond er tot drie keer toe een discussie over iets waarbij duidelijk werd dat de gespreksdeelnemers elkaar gewoon niet begrepen. Telkens was er verwarring over wat iemand bedoelde, maar werd er toch gereageerd. Dit is overigens niet kenmerkend voor alleen dit team en deze bijeenkomst. Het komt overal voor in vergaderingen en meetings dat deelnemers - soms aanvallend - reageren op hun gesprekspartner, zonder eerst duidelijk te hebben wat die ander wil zeggen of bedoelt.
Haastige reactie
Vaak wordt een te haastige reactie gegeven voordat de ander de kans krijgt om zijn gedachten uit te spreken. Soms is die reactie gebaseerd op wat men verwacht dat de ander zegt, in plaats van wat hij echt zegt. Onbegrip is ook een belangrijke factor. Het kan zijn dat de spreker vaag is in zijn bewoordingen of dat de luisteraar niet snapt waar het over gaat. Toch kan de luisteraar zich geroepen voelen om te reageren. Zijn antwoord sluit dan niet aan op de bedoelingen van de spreker. Er kan dan totale verwarring ontstaan en het duurt dan soms lang voordat de rode draad weer opgepikt wordt.
De kwaliteit van de overdracht
In de communicatie zijn zowel de spreker als de luisteraar(s) verantwoordelijk voor de kwaliteit van de overdracht. Wat iemand zegt en wat hij bedoelt, is niet altijd hetzelfde. Soms gaat de spreker er vanuit dat anderen wel begrijpen welke kant hij op wil. Soms is dat niet helder en ook dat leidt tot misverstanden. Het kan ook misgaan doordat de aanwezigen verschillende luistervoorkeuren hebben. Toch gaat het er bij miscommunicatie niet om dat we een schuldige aanwijzen. Als mensen ergens over vergaderen met elkaar, moet het iedereen duidelijk zijn waarover wordt gesproken en wat daarmee wordt bedoeld. Aandachtig luisteren en gericht vragen stellen is daarbij van groot belang.
Wat bedoel je?
Als het u niet duidelijk is wat een spreker bedoelt, zou u hem dat gewoon moeten vragen. Dit lijkt een simpel advies, maar toch wordt dat niet altijd toegepast. De volgende gedachtes liggen daaraan ten grondslag:
- U gaat er vanuit dat u de ander wel snapt, ook al is hij onduidelijk
- U vindt het niet zo belangrijk wat de ander precies bedoelt
- U bent bang dat het dom gevonden wordt dat u de ander niet snapt
- U wilt niet laten blijken dat uw gedachten even waren afgedwaald.
- U wilt de ander niet kwetsen door hem te laten weten dat u hem niet begrijpt
- U denkt dat het veel tijd zal kosten als de ander nog moet uitleggen wat hij bedoelt
- U bent er - ongeacht wat de ander zegt - erg op gebrand uw eigen verhaal te doen
Als u de ander niet begrijpt, ga er dan niet vanuit dat u zijn bedoeling wel weet. Het kan heel anders zijn dan u denkt. Het is helemaal niet gezegd dat de ideeën van de ander afwijken van de uwe. Een discussie waarbij niemand weet waarover het gaat, neemt meer tijd in beslag dan de ander te laten uitspreken en te vragen om verduidelijking.
Samenvatten
Als voorzitter van de vergadering heeft u ook een belangrijke verantwoordelijkheid voor de helderheid van de communicatie. Als een van de deelnemers zijn mening uiteenzet in een lang verhaal, kan de kern daarvan onduidelijk zijn. Sommige mensen verschuilen zich graag onder een onsamenhangende woordenstroom, zodat ze later altijd kunnen beweren dat ze iets wel of juist niet gezegd hebben. Samenvatten is hier de oplossing. Als u een samenvatting maakt van wat iemand zegt, kan hij beamen of ontkennen dat dat is wat hij bedoelt. Als uw samenvatting onjuist is volgens de spreker, is dat in ieder geval duidelijk. Hij krijgt dan de gelegenheid te zeggen wat hij wél bedoelt voordat anderen hun mening daarover al klaar hebben.
Parafraseren
Soms is het wel duidelijk wat iemand zegt, maar is de reden waarom hij dit uitspreekt vaag. Om de bedoeling van de spreker te verhelderen, kunt u in uw eigen woorden weergeven wat hij heeft gezegd. U kunt daar gerust uw veronderstellingen in laten doorklinken, want dan hoort de spreker ook wat u ervan heeft begrepen. Als dat niet klopt, heeft hij de mogelijkheid om daar weer op te reageren.
Gevoelsreflecties geven
Sommige sprekers zeggen iets in de vergadering met de bedoeling hun gevoelens duidelijk te maken. Daarbij gaat het hen er niet om iets inhoudelijks bij te dragen. Het kan gaan over de sfeer van de vergadering of over de manier waarop iets gezegd wordt. In sommige gevallen lijkt wat gezegd wordt helemaal niet aan te sluiten op de gaande discussie, maar deze eerder te diskwalificeren. Een voorbeeld van zo’n uitspraak is: ‘Nou, als het zo gaat, dan hoeft het van mij helemaal niet meer!’. Er worden dan diepe zuchten geslaakt, tranen weggebeten of met stemverheffing gesproken. Het komt ook voor dat de spreker opstaat en de ruimte verlaat. Een dergelijke reactie kan voor de overigen uit onverwachte hoek komen. Als u het idee heeft dat er gevoelens doorklinken in iemands uitspraken is het belangrijk dat u daar aandacht aan geeft. Dit kunt u doen door gevoelsreflecties te geven. Daarbij geeft u een samenvatting en een vraag over het gevoel van de spreker zoals: ‘...Ik begrijp dat je daar teleurgesteld over bent....’ of ‘...en je voelt je onbegrepen...’of ‘...Ik merk dat dit je boos maakt...’. Het belangrijkste effect van gevoelsreflectie is dat de spreker zich erkend en begrepen voelt. Daarna kan deze persoon zich objectiever richten op de inhoud.
Koppelen
Soms zijn mensen in discussie met elkaar terwijl uit ieders verhaal blijkt dat zij het helemaal niet met elkaar oneens zijn. Alleen de argumenten en voorbeelden verschillen dan, maar eigenlijk zeggen ze hetzelfde. Als u dit bemerkt, kunt u de verhalen van de sprekers in één verhaal samenvatten. U maakt dan een koppeling tussen de beide meningen. Daarbij legt u de nadruk op de overeenkomsten in plaats van op de schijnbare meningsverschillen.
Actief luisteren en sturen
Belangrijk is dat u in een vergadering de non-verbale vaardigheden van het actief luisteren toepast zoals oogcontact behouden, knikken en hummen. Zorg er als voorzitter voor dat anderen niet interrumperen zolang de spreker zijn bedoeling nog helemaal niet duidelijk heeft gemaakt. Om ook ruimte te geven aan gedachten en gevoelens is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat er ook stiltes kunnen vallen, zonder dat iemand meteen wordt onderbroken. Let erop dat anderen aansluiten op wat een spreker zegt en grijp in als u merkt dat ze dat net doen. Dit laatste kan voor u ook een indicatie zijn dat de voorgaande spreker blijkbaar niet zo goed begrepen is. U kunt er dan voor kiezen om een en ander samen te vatten om de rode draad weer duidelijk te laten zijn.
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
Artikelen over effectief vergaderen:
Vergaderen zonder woorden
De impact van vergadergedrag
Minder is méér: zo kunt u effectiever vergaderen
Effectief omgaan met meningsverschillen
Gebruik uw emoties doelgericht
Wie heeft het voor het zeggen in de vergadering?
De zwijgers aan het woord
Het zakelijk duel: een tweegevecht aan de vergadertafel
Geheimen delen aan de vergadertafel
Manipuleren aan de vergadertafel
De macht van de notulist
Luisteren met aandacht
Bekijk hier een overzicht van de artikelen van Frank van Marwijk
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
lichaamstaal
relativeren
communicatie
management
emotie
mensenkennis
coachen
zakelijk flirten
onderhandelen
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie