Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
Zo maakt u er een einde aan
In communicatietrainingen wordt vaak veel nadruk gelegd op het aangaan en onderhouden van contacten. Het beëindigen van een gesprek is een ondergeschoven kindje. Elk gesprek heeft drie fases. In de eerste fase wordt gewerkt aan contactopbouw en sfeerbepaling. In de tweede fase vindt de kern van de bespreking plaats. En in de derde fase zou plaats moeten zijn voor een gedegen afronding. In deze fase kunnen essentiële zaken worden samengevat en dienen er vervolgafspraken gemaakt te worden. Verder is dit het moment om afscheid te nemen en op een natuurlijke manier uiteen te gaan. Vaak wordt vergeten hier voldoende tijd voor in te ruimen. Wellicht gaat u dan uit elkaar met het gevoel dat het niet af is.
Plotseling verbroken
Heeft u wel eens meegemaakt dat uw telefoongesprek om technische reden werd verbroken? U was eigenlijk wel uitgepraat, maar het plotselinge einde kwam als een onaangename verrassing. Sommige mensen kunnen zich er wel bij neerleggen dat het gesprek ineens voorbij is en zien wel verder. Veel anderen bellen opnieuw om het gesprek toch goed af te ronden. Een goede afronding is noodzakelijk om dingen duidelijk te laten zijn. Belangrijke conclusies uit het gesprek worden dan even herhaald. Er worden vervolgafspraken gemaakt. Soms wordt even kort over iets anders gepraat om in een goede sfeer uiteen te gaan en er wordt gegroet.
Sfeerbepaling aan het begin en het einde
Hoe een contact begint en wordt beëindigd, bepaalt voor een groot deel de sfeer van de bijeenkomst. In veel besprekingen komt men niet meteen ter zake, maar is er eerst ruimte voor informele uitwisselingen. Door gebruik te maken van humor en smalltalk aan het begin van een gesprek kunt u een meer informele atmosfeer creëren. De kern van de bespreking kan zeer zakelijk zijn, maar een luchtige start en afsluiting bepalen de ambiance. Even praten over koetjes en kalfjes is nodig om een ontspannen contact te leggen en dit weer te beëindigen.
Na een spannende bijeenkomst kunnen de deelnemers met een geheel ander gevoel naar huis vertrekken als er tijd is genomen even na te praten. Een borrel kan daarom een welkome en natuurlijke afronding zijn van een lange dag brainstormen. En ook aan het einde van zo’n borrel of bij feestjes en recepties moet er ruimte zijn voor een bewust afscheid. U kent dit waarschijnlijk wel van verjaardagsfeestjes en informele partijtjes. Voordat de gasten definitief naar huis gaan, wordt er vaak nog lang nagesproken in de hal of de deuropening. Soms wordt er verschillende keren afscheid genomen en begint het gesprek weer opnieuw. Als u de bezoekers een drankje of een stoel aanbiedt zullen ze antwoorden dat ze ‘nu écht’ vertrekken, om vervolgens hun gesprek weer te vervolgen.
Afrondingen tijdens zakelijke contacten
Tijdens zakelijke contacten is het ook belangrijk om tot een goede afronding te komen en afscheid te nemen. Vaak wordt dit echter vanwege de tijdsplanning verzuimd. Als u een afspraak heeft gemaakt van één uur, is het mogelijk dat u aan het einde van dat uur nog veel belangrijks heeft te bespreken. Het is dan de klok die voor u bepaalt wanneer het gesprek afgelopen is. Om toch terdege uiteen te gaan worden tijdstippen soms overschreden. Vaak is die tijd er niet omdat u of uw gesprekspartner alweer een volgende afspraak heeft. U moet dan haastig uiteen, soms zonder dat er belangrijke punten zijn herhaald en er duidelijke vervolgafspraken zijn gemaakt.
Een tijd van komen en een tijd van gaan
Tijdsdruk kan er voor zorgen dat de concentratie van uw gesprekspartner aan het eind van een gesprek weg is. Terwijl u nog bezig bent met uiteenzetten van belangrijke gespreksstof, is het mogelijk dat de ander in gedachte al bezig is met de voorbereidingen van zijn volgende afspraak. Hij is dan meer aan het weggaan dan dat hij nog goed naar u luistert. U kent dat nog wel uit uw schooltijd. Aan het einde van een lesuur probeerde de docent nog informatie te geven terwijl iedereen zijn tas al aan het inpakken was. Deze informatie komt dan niet meer binnen.
Uw gesprekspartner is al klaar
Het moment waarop een ander afscheid van u wil nemen, hoeft niet gelijk te zijn met wat u daarover in gedachten hebt. U kunt het aan uw gesprekspartner merken wanneer hij het gesprek als afgerond beschouwt en liever wil gaan. Evenals de studenten die hun tas aan het inpakken waren, zal de ander tekenen geven die duiden op afsluiten en weggaan. Kenmerkend bij het willen beëindigen van een gesprek is het mismatchen. Uw gesprekspartner zal zich niet langer op u afstemmen door actief naar u te luisteren, zijn woordkeuze op u af te stemmen of u te spiegelen. Hij zal juist het tegenovergestelde laten zien. Hij kijkt u minder aan, blikt regelmatig op zijn horloge en laat tekens van onrust zien. Misschien schuift hij zijn stoel wat naar achteren en gaat op het puntje zitten. Zijn papieren op tafel legt hij vast bijeen. Hij knikt niet langzaam - zoals bij het actief luisteren - maar zal snel knikken om u maar te doen afronden. Hij zal meer interrumperen, maar zijn zinnen zullen kort en staccato zijn. De inhoud sluit vaak niet aan op wat u zegt, maar het zijn eerder statements die het einde van het gesprek inluiden.
Als uw gesprekspartner door zijn manier van doen laat merken dat hij van u af wil is het belangrijk dat u dat oppikt en tot een goede afronding komt. Samenvatten en afspraken maken kan dan nog wel, maar een nieuw gespreksonderwerp aanboren is dan nog weinig zinvol.
Mismatchen bij het uiteen gaan
Actief luisteren en spiegelen zijn goede technieken om een gesprek in stand te houden. Uw gesprekspartner voelt zich dan volledig gehoord en wordt uitgenodigd om verder te spreken. Aan elk gesprek komt echter een eind en een goede manier om dit einde in te luiden is door enigszins te mismatchen. U staat bijvoorbeeld met iemand van gedachten te wisselen tijdens een receptie en heeft een ander gezien waarmee u ook nog wilt praten. U kunt het eerste gesprek dan op een natuurlijke manier beëindigen door minder af te stemmen op uw gesprekspartner. U verandert uw houding, neemt wat meer afstand, knikt wat sneller en geeft korte samenvattingen. U draait uw voeten wat weg van de spreker en kijkt af en toe in de richting die u wilt gaan. U kunt daarna ook noemen dat u nog even met iemand anders wilt spreken. De ander voelt dan dat het einde van het gesprek genaderd is en zal ook afronden.
Dan kan het best zijn dat u nog even wat woorden uitwisselt, afspraken maakt en tijd neemt om te groeten. Soms worden er over de schouder nog wat laatste woorden uitgesproken en met inmiddels één meter tussenruimte, worden er nog handen opgestoken en wordt er geglimlacht. Evenals bij het langdurige afscheid bij de deur is er op een goede manier tijd genomen om uiteen te gaan, waarbij rekening wordt gehouden met een latere nieuwe ontmoeting.
Elk gesprek zijn eigen einde
Managers voeren gesprekken van verschillende aard. Elk type gesprek heeft zijn eigen aandachtspunten bij het afscheid en uiteen gaan. Laat de eindtijd die u plant voor een gesprek niet de definitieve eindtijd zijn. Plan binnen de gesprekstijd ook gelegenheid in voor de afsluiting en het afscheidsritueel. Eindig een selectiegesprek met uitleg over het vervolgtraject voor de sollicitant. Zorg dat u even mee kunt lopen, waarbij u op een meer informele manier nog even terugkijkt op het gesprek. Bij een slechtnieuwsgesprek geeft u de klap en neemt daarna tijd voor verwerking. Vergeet niet dat bij zo’n gesprek het uiteengaan lastig kan zijn. Neem daar dan ook de tijd voor. Als u een verkoopgesprek goed heeft afgerond, valt na de beslissing een hoop spanning weg bij beide partijen. Gebruik deze gelegenheid om ontspannen na te praten en enthousiast afscheid te nemen.
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
lichaamstaal
relativeren
communicatie
mensenkennis
psychologie
complimenten
beïnvloeding
manipuleren
solliciteren
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie