Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
De macht van de notulist
In veel organisaties wordt tijdens de vergaderingen gebruik gemaakt van een vaste notulist. Meestal is dat een secretarieel medewerker. Vaak komt het ook voor dat de notulist uit de eigen gelederen wordt gekozen. Vooral voor kleinere afdelingen is het niet altijd mogelijk beroep te doen op een vaste persoon. Het maken van de notulen vindt dan per toerbeurt plaats. Vaak wordt bij de opening en de vaststelling van de agenda ook bepaald wie er notuleert. Dan blijkt soms overduidelijk dat niet iedereen staat te springen om dit klusje te mogen klaren.
Wie wil er notuleren?
Misschien kent u dit wel. Bij de vraag wie er wil notuleren, valt er een stilte. Medewerkers doen hun best om de indruk te wekken dat ze de vraag niet gehoord hebben. Sommige aanwezigen staren naar het plafond; anderen verdiepen zich belangstellend in de agenda of herkauwen de notulen van de vorige keer. Te laat binnenkomen is ook een manier om ervoor te zorgen dat je deze keer niet aan de beurt komt. Het maken van notulen is blijkbaar niet zo populair bij medewerkers. Sommigen vinden het al een crime om bij een vergadering te moeten zitten, laat staan dat ze ook nog de notulen moeten maken en uitwerken.
Aan het moeten maken van notulen kleven nadelen. Als je gewoon deelneemt aan een vergadering, kun je er net zoveel energie insteken als je zelf wilt. Het is dan ook mogelijk om een beetje achterover te leunen bij een agendapunt dat je minder aanspreekt. Als je daardoor iets mist, is dat vaak ook niet zo’n ramp. Je kunt dat dan immers altijd nog nalezen in de notulen (!). Als je echter de aangewezen persoon bent om die notulen te maken, is dat anders. Als je notuleert, vraagt dat opperste concentratie. Je moet bij elk onderwerp actief betrokken zijn. Je moet de kunst verstaan om uitgebreide verhalen samen te vatten. Soms moet je niet alleen opschrijven wat iemand zegt, maar ook helder krijgen wat hij bedoelt. Je moet kunnen filteren wat belangrijk of onbelangrijk is en daar conclusies uit trekken.
Dit alles zorgt er niet alleen voor dat je intensief bezig bent tijdens de vergadering. Het zorgt er bovendien voor dat je eigen mogelijkheid om iets in te brengen beperkt wordt. Alles wat je zegt, moet je immers ook nog een keer opschrijven! En dan hebben we het nog niet eens gehad over de tijd en energie die het je kost om - naast je gewone werk - de notulen uit te werken op een manier die voor iedereen duidelijkheid biedt.
De macht van de notulist
Tot zover de nadelen die de notulist kan ervaren. Maar er is ook een andere kant waardoor de functie van notulist zeker interessant is. De notulist heeft namelijk een enorme macht. In mijn boek Manipuleren kun je leren, schreef ik het volgende over het beheren van de notulen:
De notulen van een vergadering zijn een samenvatting van wat er besproken en besloten is. Door je op te werpen als notulist, kun jij bepalen hoe de besluitvorming precies wordt geformuleerd. Daarmee heb je veel invloed op de resultaten. Als er in het vorige overleg zaken besproken zijn die niet specifiek in de notulen vermeld worden, komen die vaak niet meer aan de orde. Als iemand zich ergens anders over heeft uitgedrukt dan in de notulen beschreven staat, zal de discussie daarover kort zijn. Wat in de notulen wordt vermeld is immers het ‘harde’ bewijs.
Als notulist heb je enorm veel macht over het proces en de besluitvorming. Zoals genoemd bepaalt de notulist hoe alles wat besproken is precies op papier komt. Hij of zij bepaalt waar de accenten op worden gelegd en wat als belangrijk of minder belangrijk wordt aangemerkt. Zo kan er bijvoorbeeld een discussie volgen naar aanleiding van een agendapunt. De notulist heeft dan de keuze om de standpunten van de gespreksdeelnemers meer of minder in de notulen naar voren te laten komen. Soms lijkt het te volstaan om slechts de conclusies uit de discussie te vermelden en te noemen welke afspraken gemaakt zijn. Het blijft dan echter onvermeld hoe deze afspraken precies tot stand zijn gekomen en wat de tegenargumenten waren. Deze argumenten lijken minder ter zake doende, maar dat zijn ze zeker wel voor degene die ze heeft uitgesproken. Als iets in de notulen beschreven staat is het namelijk gemakkelijker om er op terug te komen zodra dingen anders lopen dan verondersteld.
De notulist kan om tactische redenen bepaalde aspecten benoemen, benadrukken of juist weglaten, zonder dat de meeste aanwezigen het idee hebben dat de waarheid geweld wordt aangedaan. Wat beschreven staat is immers echt gezegd. En wat weggelaten is, wordt niet altijd gemist omdat iedereen snapt dat de notulist niet álles op kan schrijven. Bovendien herinnert niet iedereen zich wat er precies is uitgesproken. Overigens is de notulist ook redelijk vrij om zaken naar eigen inzicht samen te vatten of te parafraseren. Meestal wordt het niet zo erg gemerkt als de eigen interpretatie en de mening van de notulist de notulen een beetje kleuren. De notulen worden meestal kort geëvalueerd op vorm en inhoud. Maar de positie van de notulist komt maar zelden ter sprake. Tenslotte zijn de aanwezigen al blij dat de persoon in kwestie deze ondankbare taak op zich heeft willen nemen.
Sturen van de vergadering
De notulist heeft dus veel macht bij het maken en uitwerken van de notulen. Maar ook op het verloop van de vergadering zelf kan deze persoon veel invloed uitoefenen. De notulist heeft immers een centrale positie in het geheel. Alles wat de notulist opschrijft, blijft bewaard. Alles wat de notulist niet opschrijft, kan als niet gezegd worden beschouwd. Daar is iedereen zich wel van bewust. De deelnemers aan de vergadering hebben er belang bij dat hun bijdrage op de juiste wijze wordt samengevat en dat er de juiste conclusies aan worden verbonden.
Dit geeft de notulist de mogelijkheid om de vergadering naar believen te sturen. Zo kan de notulist een spreker onderbreken, vragen om herhaling of verzoeken een samenvatting te geven. Hij of zij kan ook zelf iets samenvatten ten behoeve van de notulen. En hij kan uitspraken van verschillende mensen koppelen en/of conclusies trekken.
Onderbreken en vragen stellen
Niets menselijks is de notulist vreemd. Het is dus mogelijk dat de notulist het tempo waarop gesproken wordt niet kan bijhouden. Het kan ook zijn dat hij of zij iets niet goed gehoord heeft of niet helemaal begrijpt. Dit geeft de notulist het recht om sprekers te onderbreken en vragen te stellen. De notulist kan om een korte pauze verzoeken. De notulist kan iemand vragen te herhalen wat hij of zij precies zei. De notulist kan ook vragen wat de spreker precies bedoelt of vragen om een samenvatting. Dit alles lijkt puur functioneel ten behoeve van de notulen. Toch kunnen deze acties ook helpen om een langdradige of emotionele spreker in goede banen te leiden of om deze spreker juist in verwarring te brengen.
Samenvatten
Maar behalve dit aan de deelnemers te vragen, kan de notulist zelf ook samenvattingen geven en conclusies trekken en deze ter instemming aan de vergadering voorleggen. En dit opent weer interessante mogelijkheden om de gespreksvoering naar eigen hand te zetten. Een deelnemer aan de vergadering kan bijvoorbeeld een wijdlopig verhaal vertellen. Door niet tot de kern te komen, kan hij later nog alle kanten op: ‘Dat heb ik toch gezegd!’ of juist: ‘dat heb ik niet zo gezegd!’. De notulist kan daar niets mee. Het is slim als de notulist het wijdlopige verhaal samenvat. De spreker kan dan op twee manieren reageren:
- Hij of zij gaat akkoord met de samenvatting
- Hij of zij is het niet eens met de samenvatting
In beide gevallen krijgt de notulist zijn zin. Als de samenvatting geaccepteerd wordt, kan de persoon in kwestie niets verkeerds meer zeggen over wat er in de notulen komt. En als de samenvatting niet geaccepteerd wordt, zal de spreker moeite moeten doen om zelf samen te vatten en zijn bedoelingen kort en bondig te formuleren. Het geven van een foute samenvatting leidt er dus toe dat een langdradige spreker ter zake komt. Dit is een tip die ook de voorzitter kan gebruiken.
Koppelen en conclusies trekken
De bedoeling van de notulen is dat alles wat gezegd wordt, op een korte en bondige manier wordt geformuleerd. Ook is het belangrijk dat het niet slechts een opsomming van meningen is, maar dat er ook conclusies worden getrokken en er afspraken worden gemaakt waarmee kan worden gewerkt. Hier ligt vooral een belangrijke taak van de voorzitter.
Maar ook de notulist kan in de vergadering koppelingen maken en conclusies trekken om te komen tot werkafspraken. Vooral in het ‘koppelen’ ligt een belangrijk sturingselement. Hierbij gaat het erom de overeenkomsten in de visie van de verschillende sprekers te benadrukken. Natuurlijk is het ook zinvol om de verschillen te benoemen, maar interessanter is het het accent te leggen op de punten waar de meningen op elkaar aansluiten. Overeenkomst kan leiden tot bepaalde (deel)besluiten die snel genomen kunnen worden en waarvoor een breed draagvlak bestaat. Uit elke argumentatie kunnen elementen gefilterd worden die kunnen zorgen voor aansluiting in plaats van verwijdering. De voorzitter en/of notulist kunnen in hun samenvatting en conclusies sprekers citeren of aspecten benoemen die hen ook persoonlijk aanspreken. Hiermee laten zij erkenning voor de medewerker en waardering voor de inbreng blijken. Vaak liggen meningen inhoudelijk veel minder ver uiteen dan verondersteld. Goed voorzitterschap en effectief notuleren leiden tot verbintenis.
De eigen inbreng van de notulist
Tenslotte is het goed om nog eens stil te staan bij de eigen inhoudelijke bijdrage van de notulist. Zoals u in het begin van het artikel kon lezen, wordt de deelname aan de gespreksvoering soms beperkt doordat de notulist behalve moet spreken ook moet schrijven. Het is ook lastig om een objectief verslag te schrijven als je zelf deelneemt aan de discussie of persoonlijk betrokken bent bij het onderwerp. Bij een roulerende notulist is het daarom goed om de pen tijdelijk over te kunnen dragen aan een ander. Voorzitters die inhoudelijk deel willen nemen aan een discussie, moeten de voorzittershamer tijdelijk kunnen overdragen aan een andere deelnemer. Notulisten moeten de notulen dan even uit handen kunnen geven.
Notulen en neutraliteit
Misschien hebt u zich bij het lezen van dit artikel afgevraagd in hoeverre het wenselijk is dat de notulist het verloop van de vergadering en de besluitvorming manipuleert. Als u daar vraagtekens bij hebt, is het zinnig om eens te kijken naar de rol van de notulist in uw vergaderingen. Als deze notulist een werknemer van uw afdeling is, die ook moet werken met de afspraken die worden gemaakt, kunt u zich afvragen in hoeverre deze notulist onpartijdig is. Elke werknemer heeft in meer of mindere mate persoonlijke belangen bij afspraken die worden gemaakt. Elke werknemer kiest een positie in de discussie. Soms heeft die te maken met de eigen belangen in een agendapunt. Op andere momenten heeft het meer van doen met de onderlinge verhoudingen binnen het team. Ook persoonlijke instellingen en visie hebben effect op de meningsvorming. Iemand beroept zich bijvoorbeeld op de stelling: "Afspraak is afspraak", die voor hem een vanzelfsprekendheid is. Een ander kan vanuit zijn optiek vinden dat je altijd flexibel met afspraken moet kunnen omgaan, dat je moet kijken naar de situatie en dat er binnen elke afspraak onderhandelingsmogelijkheden en escapes moeten zijn.
Onafhankelijke notulen
Houd er rekening mee dat de notulisten die wisselend de pen vasthouden uit verschillende kampen kunnen komen. Een notulist uit de eigen gelederen is in principe niet neutraal ook al is de intentie er vaak wel. In de meeste gevallen is dat ook helemaal niet zo erg. Natuurlijk hangt het ervan af wat het belang van een bepaald agendapunt is. Verder is het belangrijk om gezamenlijk te waken voor een subjectieve verslaglegging. Wilt u elke persoonlijke betrokkenheid voorkomen, dan is het goed om te kiezen voor een objectieve notulist. Dit is iemand die niet op uw afdeling werkzaam is en geen persoonlijke verbintenis heeft met de uitkomst. Als u binnen uw organisatie geen secretariële dienst hebt die een onafhankelijke notulist kunnen aanleveren, dan kunt u de notulen uitbesteden aan een gespecialiseerde externe notulist.
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
notuleren
vergaderen
vergadering
onderhandelen
macht
manipuleren
manipulatie
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie