Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
Wat is eigenlijk het probleem?
Managers stuiten in hun werk op allerhande problemen. Die problemen kunnen een stagnatie vormen in de voortgang naar gestelde doelen. De eerste impuls is een opduikend probleem direct aan te pakken en uit de weg te ruimen. Managers zoeken daartoe steeds de kortste route naar de oplossing. Toch kunt u zich beter pas met de oplossing bezighouden na een serieuze probleemanalyse. Als het probleem helder is, is de oplossing vaak voor de hand liggend. Bij een goede probleemanalyse, dient u zich de juiste vragen te stellen. Het helpt als u zich buiten de geëffende kaders durft te bewegen. Zo maakt u een ‘diepteanalyse’ van uw probleem.
Een gedegen probleemanalyse
In uw (management)opleiding hebt u waarschijnlijk al kennisgemaakt met het begrip probleemanalyse. Daarbij ging men ervan uit dat u een aantal W’s moet aflopen om een probleem helder te krijgen zoals: wat (is de situatie?), wie (is verantwoordelijk?), waar (vindt het plaats) en wanneer (doet het zich voor). Hiermee krijgt u een globaal idee van de oppervlaktestructuur van een probleem. Die kennis is voldoende als u te doen hebt met een probleem waar geen mensen bij betrokken zijn. Helaas komt dat in uw werk niet veel voor. U hebt altijd te maken met mensen, waardoor problemen een andere betekenis kunnen krijgen. Mensen hebben verlangens, wensen en belangen die een ander licht kunnen werpen op het probleem. In een team bestaan soms behoorlijke onderstromen die de probleemanalyse niet zo simpel maken. Hieronder vindt u een aantal alternatieve vragen die u zichzelf zou moeten stellen bij het maken van een probleemanalyse. Met deze vragen krijgt u meer inzicht in de dieptestructuur van het probleem.
Is er wel een probleem?
Zonder klacht kan een dokter niets genezen. Zonder probleem hoeft een manager niets op te lossen. Geen probleem dus. Maar zonder problemen hebt u pas echt een probleem als u het oplossen van problemen ziet als uw belangrijkste werk. Bij een probleemgestuurde benadering wordt bijna elke werksituatie gedefinieerd als een probleem dat opgelost moet worden, maar is dat wel zo reëel? In mijn artikel: Laat problemen niet verdwijnen, maar creëer een oplossing beschreef ik een andere benadering van problemen. Uw belangrijkste werk bestaat daarbij niet uit problemen oplossen, maar uit het toewerken naar uw hoofddoel. Daarbij komt u ook problemen tegen, maar die zijn dan van ondergeschikt belang.
Niet alles wat u tegenkomt hoeft u te zien als een probleem en niet elk probleem vraagt om een oplossing. Problemen hebben de neiging de aandacht te trekken, waardoor managers harder bezig zijn met het oplossen van de veronderstelde problemen dan dat ze zich richten op hun einddoel. Problemen die de voortgang in een proces belemmeren verdienen zeker aandacht, maar met een duidelijk doel voor ogen op de snelweg naar uw eindbestemming, hoeft u niet van elke afrit de omgewaaide bomen te verwijderen.
Welke tegenslag geeft dit probleem?
Met andere woorden: zit het probleem u in de weg en hebt u er last van? Of zou het probleem gewoon blijven bestaan zonder dat het u veel hindert? Soms is de constatering dat er een probleem bestaat al voldoende. Het probleem kan dan gezien worden als een beperking waar u rekening mee kunt houden. U hoeft dan niets op te lossen. Vergelijk dit met de ‘handicap’ bij golf. Deze ‘handicap’ wordt niet gedefinieerd als een probleem of onvermogen, maar als ‘speelsterkte’. De beperking die u hebt, biedt u zelfs bepaalde voordelen in dit spel en biedt kansen tot ontwikkeling. Als u bepaalde kennis of vaardigheden mist in uw werk hoeft u dit ook niet als een probleem te zien. Mensen met verschillende kwaliteiten kunnen uitstekend samenwerken aan een taak als ieder zijn gebrek aan vaardigheid beschouwt als een soort ‘handicap’. Problemen kunnen er voor zorgen dat u anders tegen situaties en collega’s aankijkt en anders gaat werken. Een probleem kan u ook helpen uw ogen te openen en dingen te zien die u eerst niet zag. Beperkingen kunnen uw inventiviteit stimuleren en de mate waarin u iets niet kunt, geeft u beter inzicht in wat u wel kunt. Prettig soms, zo’n probleem!
Wie heeft er eigenlijk een probleem?
Dit is een belangrijke vraag die nog wel eens over het hoofd gezien wordt. In deze tijd waarin de kredietcrisis direct effect heeft op het werk, worden veel managers overvraagd. Er is geknipt in het personeelsbestand, maar toch moet het werk gedaan worden. En liefst nog een beetje meer, want het bedrijf moet bezuinigen en toch het maximale rendement behalen. Tegelijkertijd komen de medewerkers met hun vakantieaanvraag. Natuurlijk willen ze allemaal midden in het hoogseizoen. Dat moet wel, want de ene helft heeft schoolgaande kinderen en de andere helft heeft een partner die werkt in het onderwijs. Allemaal problemen die u op uw bord gepresenteerd krijgt: los het maar op!. Veel managers zijn bereid een pasje harder te lopen, om alles zo goed mogelijk voor elkaar te krijgen. En dit nodigt uit tot nog meer vragen. Uiteindelijk zult u grenzen moeten stellen en u bij de probleemanalyse moeten afvragen wie er nu eigenlijk een probleem heeft, of: wie is de probleemeigenaar? U hoeft niet alle problemen zelf te blijven oplossen. Soms is het beter te kijken waar het probleem vandaan komt. Daar kan het ook weer naar terug. Zo blijft u langer overeind. Lees hier hoe een manager zich assertief kan opstellen.
Waarom bestaat dit probleem?
Heeft het bestaan van het probleem misschien een functie? Een probleem kan bepaalde (onuitgesproken) voordelen hebben waardoor iemand weinig zijn best doet om het probleem uit de weg te ruimen. Dit is een bekend fenomeen dat onder andere voorkomt bij mensen die chronisch ziek zijn. Het feit dat je ziek bent zorgt bijvoorbeeld voor extra aandacht uit de omgeving. Het ontslaat je ook van verantwoordelijkheden. Dit wordt secundaire ziektewinst genoemd. Op het werk kan een probleem ook voordelen opleveren. Zo kunnen problemen functioneren als dekmantel voor fouten en mislukkingen. Als iets niet lukt zoals gepland, kunt u immers altijd ‘het probleem’ de schuld geven. Een probleem kan ook een ander - groter - probleem aan het zicht onttrekken. Zolang u zich bezig houdt met dit probleem, hoeft u aan het volgende probleem (nog) niet te denken. Alle reden dus om het probleem te koesteren.
Het bestaan van een probleem kan ook zorgen voor een zeker evenwicht in de verhoudingen binnen een team. Eric Berne, de grondlegger van de Transactionele Analyse beschreef in zijn boek ‘Mens erger je niet’ dat de problemen die mensen hebben en de rollen die zij spelen, elkaar in stand houden. Zo kan een persoon met een probleem (bijvoorbeeld alcoholverslaving) zich presenteren als ‘het slachtoffer’ waarbij zijn partner zich opstelt als ‘de beklager’ of als ‘de redder’. De posities in dit systeem houden elkaar in stand. Zodra het geïndiceerde probleem (de alcoholverslaving) wordt opgelost, blijken er andere (ernstigere) problemen op de voorgrond te treden, bijvoorbeeld blijkt dan dat de partners elkaar niets meer te bieden hebben. Ook in de werksituatie kunnen problemen de verhoudingen die bestaan tussen medewerkers in evenwicht houden. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld kibbelen over actuele problemen in het dagelijkse werk waardoor hun slechte samenwerking nooit ter sprake hoeft te komen. Er kunnen zich problemen voordoen rondom de taakverdeling tussen verschillende disciplines - bijvoorbeeld wie beweegt zich op welk terrein? Het kan uitdagend en simpel lijken om dergelijke triviale problemen op te lossen, maar wellicht hebben ze een functie. U kunt hier het best het probleem bij de eigenaar laten, want als u zich erin gaat mengen, trekt u misschien een beerput open.
Hoe lang bestaat dit probleem al?
Sommige problemen bestaan al heel lang en komen steeds opnieuw op de agenda. Na een poosje verdwijnen ze weer in de ijskast en bij tijd en wijl worden ze daar weer uitgehaald. Als u een probleem hebt dat zich op die manier gedraagt, dan hebt u zeker te maken met een chronisch probleem. Een simpel kuurtje helpt niet tegen een chronische klacht. Zo ook met dit soort problemen. Het is niet zinnig om een langdurig probleem weer eens uit de kast te halen om er in een vergadering over te praten. Bij zo’n probleem spelen er altijd zaken onder de oppervlakte. Meestal gaat het daarbij niet over het probleem zelf, maar over persoonlijke belangen die medewerkers daarbij hebben. Hierbij is gedegen analyse noodzakelijk waarbij u afstand van het probleem moet nemen om het te kunnen begrijpen en oplossen.
Bestaat er weerstand tegen een oplossing?
Bij de analyse van een probleem is het belangrijk te beseffen dat niet iedereen evenveel gebaat zal zijn bij een oplossing. Wat voor de ene persoon een probleem is, beschouwt een ander juist als een voordeel. Een probleem wordt meestal gezien als een nadelig obstakel. Maar een probleem kan ook voordelen bieden. Een probleem kan zorgen voor rust en passen op de plaats. Denk nog maar eens aan de kredietcrisis. Daarvan zijn ook voordelen beschreven. Zo blijken de gevolgen van de crisis soms beter voor gezondheid en milieu en zijn er minder files. Als uw doelen niet behaald worden, zal dat misschien niet voor elke medewerker nadelig uitpakken. U meent bijvoorbeeld dat bepaalde veranderingen een probleem kunnen oplossen, terwijl een medewerker die veranderingen als een bedreiging ervaart. Door de voorgestelde veranderingen krijgt hij een andere werkplek of andere collega’s. Misschien moet hij afstappen van zijn vertrouwde en prettige manier van werken. Mogelijk wil hij geen openlijke strijd voeren tegen die veranderingen maar voert hij wel een vertragend gevecht om de uitvoering van de plannen af te remmen.
Oppervlakte- en diepteanalyse
Als u de oppervlaktestructuur van een probleem analyseert, komt u vooral feitenkennis over het probleem te weten. Bij de analyse van de dieptestructuur ontdekt u de onderliggende redenen die het probleem veroorzaken en/of in stand houden. Misschien is het probleem minder groot of juist groter dan het wordt gepresenteerd. Misschien spelen er persoonlijke belangen mee of bestaan er weerstanden. Misschien vormen problemen die regelmatig terugkeren het lijmmiddel tussen verschillende disciplines. Misschien worden er zelfs moedwillig problemen opgeworpen om anderen in diskrediet te brengen.
Besef dat u zich met uw diepteanalyse waagt op het gebied van speculaties en gevoelens van mensen. Daarmee dient u altijd voorzichtig te zijn. Het is niet verstandig om alle conclusies die u trekt uit uw analyse uit te spreken. Daarmee zou u mensen kunnen kwetsen of (althans naar hun eigen idee) vals beschuldigen. De dieptestructuur tussen mensen laat zich lastig toetsen, dus uw veronderstellingen op dat gebied blijven hypothetisch. Nadenken over de dieptestructuur bij problemen kan u echter wel helpen in uw zoektocht naar de oplossing of de juiste aanpak. Hierdoor komt u bijvoorbeeld beter te weten waarom een bepaald probleem blijft bestaan of wat een naïeve oplossing voor gevolgen teweeg zou kunnen brengen in het team. Problemen hoeven niet altijd te worden opgelost; Het is belangrijker dat u ze begrijpt.
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
Meer over dit onderwerp
Problemen niet 'oplossen' maar creatief aanpakken
Problemen? Zo vindt u de oplossing!
Niet analyseren, maar combineren
Neem afstand van problemen
De kunst van het relativeren
Waarom simpele oplossingen niet altijd de beste zijn
Zo werkt u zonder problemen
Omgaan met 'onoplosbare' problemen
Niet-bestaande problemen oplossen
Flexibel manoeuvreren richting uw doelen
Bekijk hier een overzicht van de artikelen van Frank van Marwijk
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
lichaamstaal
relativeren
communicatie
management
emotie
mensenkennis
coachen
zakelijk flirten
onderhandelen
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie