Kent u dit fenomeen? U moet een dik rapport samenstellen, uw administratie bijwerken, de belastingaangifte doen, een cursus kwantitatieve data-analyse volgen, een presentatie voorbereiden, een lastige e-mail beantwoorden, een marketingplan schrijven ... Enzovoorts. Kortom, u moet iets doen dat veel tijd kost en dat misschien moeilijk of saai is. Dit kan om een opdracht van een ander gaan of om iets dat u zelf belangrijk vindt. Op dat moment blijken er plotseling allerlei andere zaken waarmee u zich bezig kunt houden uw aandacht te trekken. U neemt nog een kopje koffie, leest nog even een artikel door, u beantwoordt nog snel een paar simpele mailtjes. En daarna ontdekt u tot uw schrik dat er weinig tijd meer over is voor wat u eigenlijk zou hebben moeten doen. Vijftien minuten is niet meer de moeite om er nog mee te beginnen, toch? Het moet immers uw volledige aandacht hebben. Als u dit herkent, dan weet u waarschijnlijk ook dat u last hebt van uitstelgedrag.
Houdt u uzelf voor de gek?
Iedereen heeft wel eens in meer of mindere mate last van uitstelgedrag. En de mechanismen die we aanwenden om uit te stellen wat we liever niet doen zijn ook herkenbaar. Ik sprak laatst met een vriend over dit fenomeen en hij vertelde over zijn eigen ervaring tijdens de uitvoering van een lastig project. Hij zei daarover: "Ik heb nog nooit zo vaak gestofzuigd als in die periode". Dit voorbeeld is kenmerkend. We houden ons opeens graag bezig met allerhande triviale zaken. Vervolgens maken we onszelf wijs te maken dat we onvoldoende tijd hebben om bezig te zijn met wat blijkbaar zo lastig is. Tegelijkertijd beseffen we maar al te goed dat we onszelf voor de gek houden, om maar niet te hoeven doen wat we zouden moeten doen.
Een goed begin is het halve werk...
Eerder schreef ik al op deze site hoe u uitstelgedrag kunt voorkomen. De meest voor de hand liggende oplossing die mensen vaak ook zelf al bedenken, is er tijdig mee te beginnen. Maar ja, als u nog zeeën van tijd over hebt, nodigt dat niet uit om aan de slag te gaan met een lastige opdracht. Bovendien heeft vroegtijdig beginnen niet alleen maar voordelen, zoals ik beschreef in een ander artikel over dit onderwerp: Klaar is klaar; of toch maar beter uitstellen? Zo heeft op het laatste moment leren voor een tentamen of het op de valreep voorbereiden van een presentatie ook zijn voordelen. De informatie zit dan nog vers in uw geheugen en het onderwerp heeft dan uw volledige aandacht.
Uiteraard verschilt het per opdracht, met welke taken u het best meteen kunt beginnen, welke taken u het best kunt spreiden over de beschikbare tijd en welke taken u het best zo laat mogelijk kunt aanpakken. En daarmee kom ik terug op het fenomeen planning, waaraan ik in beide artikelen de nodige aandacht gaf. Het gaat daarbij vooral om het stellen van dwingende tussentijdse deadlines voor uzelf, zoals de Amerikaanse professor Dan Ariely, die uitgebreid onderzoek deed op dit gebied, beoogt. Zo geeft u uzelf minder ruimte om uit te stellen.
Gewoon doen...
In mijn vorige artikel op deze site schreef ik over het doe-alsof-principe. Door uw gedrag te veranderen, verandert uw mentale instelling, is daarbij het idee. Als u iets wilt bereiken, helpt het dus om alvast te doen alsof u het al bereikt hebt. Als u ergens tegenop ziet, helpt het om te doen alsof u het leuk vindt. Ter illustratie verwees ik naar het onderstaande Youtube animatiefilmpje waarin het idee van William James op een illustratieve wijze wordt getoond.
Een van de voorbeelden uit het filmpje waarin het doe alsof principe nuttig toegepast kan worden is uitstelgedrag. Als je aan uitstellers voorstelt om (dagelijks) drie minuten tijd te besteden aan de taak die ze trachten te vermijden, gaan ze zich daarmee gedragen alsof ze het interessant vinden. Dit vergroot de kans dat ze die taak op tijd afronden. Bij dit voorbeeld gaat het echter volgens mij niet zo zeer om ‘doen-alsof’, maar meer om ‘gewoon-doen’. Het gaat er vooral om dat u er ‘gewoon’ mee aan de slag gaat.
Een lastige taak lijkt een stuk overzichtelijker en beter uitvoerbaar als u er eenmaal mee begonnen bent, dan wanneer u zich nog in het proces van uitstellen daarvan bevindt. Het uitstelgedrag op zich vergroot uw eigen ideeën over hoe saai, vervelend, tijdrovend en moeilijk de taak die u moet uitvoeren feitelijk is. En zolang u nog aan het uitstellen bent, geeft u mentaal ook geen aandacht aan de materie waar het om gaat. Als u er echter (gewoon) mee begint en er drie tot vijf minuten aandacht aan geeft, dan verandert het proces in uw hoofd. U bent dan niet meer aan het uitstellen; u bent er mee bezig. U geeft er tijd aan, u geeft er aandacht aan. U bent het aan het doen. Dit klinkt simpel en feitelijk is het dat ook, maar het effect is enorm. Zo vragen mensen mij wel eens om een tip voor het schrijven van een boek. Die tip is eenvoudig: begin met de eerste pagina!
Activeer uw onbewuste denken
Als het uw doel is om een presentatie voor te bereiden, een boek te schrijven of een andere creatieve taak uit te voeren, zorgt uitstelgedrag ervoor dat u noch fysiek noch mentaal daarmee bezig bent. U bent dan aan het stofzuigen (om dit voorbeeld maar even aan te houden), maar niets anders dan dat. Als u echter begonnen bent met de beoogde taak, al is dat fysiek maar drie minuten, dan zorgt dat voor een andere mentale focus. Het kan dan nog steeds zijn dat u gaat stofzuigen, autorijden, fietsen of mijmeren op het strand, maar toch is er een verschil. Als u begonnen bent met een mentale taak, met het oog die ook af te ronden, bent u er in principe ook mee bezig op de momenten dat u niet achter uw computer zit. Bij een creatieve taak betekent dat, dat u ook inspiratie krijgt op andere momenten, die u niet had in de uitstelfase. De taak heeft nu ‘mentale urgentie’ voor u gekregen en dat werkt zelfs onbewust door. Er bestaat immers een onbewust aandachtsproces dat de Nederlandse hoogleraar Ap Dijksterhuis onbewust denken noemt.
Als het uw doel is om overzicht te brengen in uw administratie of moeilijke berekeningen te gaan snappen, werkt hetzelfde principe. Het is ook daarbij een kwestie van ‘aandacht inplannen’. En met dat laatste bedoel ik het doelbewust bezig zijn met de gewraakte taak voor de duur van minimaal drie tot vijf minuten per dag. U zult ontdekken dat u daarmee overzicht, inzicht en begrip krijgt. Lastige berekeningen en formules, waarvan u het gevoel hebt dat u ze nooit zult snappen, die u telkens weglegde, krijgen op een gegeven moment een plekje in uw hoofd. In uw hersenen worden er klaarblijkelijk nieuwe verbindingen aangemaakt, net als wanneer u uw spieren traint door frequent oefeningen te doen. Het is dus niet zo dat als u iets niet begrijpt, u het nooit zult begrijpen. U hoeft in die drie tot vijf minuten niets anders te doen dan u altijd al deed en plotseling lijkt dan het kwartje te vallen. Zolang u die taak echter oneindig blijft uitstellen, verandert er niets.
Economisch omgaan met aandacht
Is het dan goed om elke dag drie tot vijf minuten bezig te zijn met van alles en nog wat? Nee, dat is het niet. Dit moet u alleen doen met de zaken die u belangrijk acht en geneigd bent uit te stellen. Het is namelijk niet de bedoeling om uw aandacht te versnipperen. De neurowetenschap heeft ons geleerd dat er feitelijk niet zoiets bestaat als multitasking. Ons denkende brein kan maar één ding tegelijk, vertelt neurowetenschapper Theo Compernolle in zijn boek: Ontketen je brein. We lijken meerdere informatie tegelijkertijd te kunnen afhandelen, maar feitelijk geven we razendsnel beurtelings aandacht aan elk onderwerp apart. Elke nieuwe informatie die zich aandient, staat dus even in de wachtrij, evenals uw printer opdrachten verwerkt. Teveel opdrachten tegelijkertijd vertragen uw creatieve denkproces. Compernolle verzet zich tegen de hedendaagse neiging om altijd online en bereikbaar te willen zijn. Hij pleit ervoor dat het brein voldoende tijd en rust krijgt om belangrijke informatie adequaat te kunnen verwerken. Storende en afleidende factoren zouden dus moeten worden geminimaliseerd. Zo heeft hij ook zijn bedenkingen over kantoortuinen in bedrijven, de open kantoren waar iedereen elkaar hoort (download hier Compernolle’s gratis e-book hierover). Dit gaat ten koste van de aandachtcapaciteit.
Uw aandachtsmoment gericht inplannen
Uitstelgedrag zorgt ervoor dat u uw aandacht verplaatst naar triviale zaken. U bent dan mentaal en fysiek niet meer bezig met waar u bezig mee zou moeten zijn. Door het gericht ‘aandacht inplannen’ voor de taak die u steeds uitstelt, verandert de ‘mentale urgentie’ die u eraan geeft. Daarmee vergroot u uw creativiteit, uw begrip en inzicht en de verwerkingscapaciteit van uw brein. Dat betekent tegelijkertijd dat u de aandacht die u geeft aan andere zaken dient te beperken. Zorg er dus voor dat er niet teveel actuele zaken tegelijk zijn waar u bewust en onbewust mee aan de slag moet. Kies voor uw ingeplande drie tot vijf minuten-aandachtsmoment dus een tijdstip en plek dat u er ongestoord mee aan de slag kunt. U hoeft bijvoorbeeld niet meteen te reageren op elk e-mailtje dat binnenkomt. Wissel uw actieve denkende breinactiviteiten af met fysieke activiteiten en routinewerkzaamheden. Zo geeft u uw onbewuste denkproces de ruimte om langer met de belangrijke materie bezig te zijn.
De wet van de kleine beetjes?
Is drie tot vijf minuten gerichte aandacht per dag alleen genoeg om een belangrijk project tot een goed einde te brengen? Natuurlijk niet, alhoewel u met dit soort kleine stapjes vaak een grotere afstand aflegt dan u wellicht zou denken. Met die drie tot vijf minuten brengt u vooral een proces op gang waarmee u uw uitstelroutine doorbreekt. U zult merken dat als u eenmaal begonnen bent, dingen makkelijker gaan en daarmee ook leuker worden. U krijgt immers meer inzicht, meer inspiratie, meer kennis en haalt zo meer voldoening uit het werk dat u doet. U zult ook plezier krijgen in de behaalde tussentijdse resultaten en in de feedback die u daar mogelijk over ontvangt. Dit is uitnodigend om meer tijd te besteden aan de taak die u eerder uitstelde. De gedachte die geschetst wordt in het hierboven getoonde filmpje over William James, dat u een taak als interessanter, leuker en nuttiger gaat ervaren zodra u er daadwerkelijk mee aan de slag bent gegaan, wordt daarmee ook waarheid.
Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Doe niet zo moeilijk De kunst van het relativeren Een nieuwe uitdaging? Zet dan je schouders eronder! Valt het uiteindelijk tegen? Haal dan je schouders op! #lichaamstaal #relativeren.
Manipuleren kun je leren
Meer dan 30.000 exemplaren! Frank van Marwijk schrijft over
subtiele lichaamstaal en beïnvloeding via onbewuste kanalen in zijn boek
Manipuleren kun je leren
Lichaamstaal bij baby's 
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie