Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
Zo voorkomt u uitstelgedrag
Dit artikel gaat over uitstelgedrag. Het kost u zes minuten om het te lezen, maar u kunt natuurlijk ook eerst iets anders gaan doen...
U wilt aan de slag met een omvangrijk project. U hebt ideeën om uw bedrijf te reorganiseren, u wilt een boek schrijven, een nieuwe taal leren of een universitaire studie gaan volgen. Maar hoe graag u die plannen ook wilt uitvoeren, u komt er maar niet aan toe. U hebt vooral het gevoel dat u er geen tijd voor hebt. Het lukt u vaak niet eens om toe te komen aan belangrijke gewone managementtaken zoals planning en evaluatie, laat staan aan zoiets omvangrijks!
Toch merkt u dat u gedurende de week wel bezig bent met allerlei activiteiten waarvan u het nut betwijfelt of die niet echt prioriteit hebben. U verkwist ook veel kostbare tijd aan niets doen. U ervaart weinig structuur in uw bezigheden. Daardoor lukt het u steeds opnieuw niet om toe te komen aan uw grootse plannen. Gek genoeg kunt u achteraf vaak goed beredeneren waarom u in een bepaalde periode zo weinig tijd leek te hebben voor belangrijke zaken. Het kwam eigenlijk niet door te weinig tijd, maar u had last van uitstelgedrag.
Directe en uitgestelde beloning
Iedereen houdt zich wel eens bezig met uitstelgedrag. Dat heeft er vaak mee te maken dat we direct beloond worden voor het alternatieve gedrag op korte termijn terwijl de beloning voor een grote inspanning zo ver weg lijkt. Denk maar eens aan mensen die het moeilijk vinden om een dieet te volgen. Het succesvol behalen van een streefgewicht lijkt ver weg. Het gevoel van voldoening daarbij ook, terwijl het eten van iets lekkers directe voldoening geeft. Dan Ariely, professor in psychologie en gedragseconomie, onderzocht het uitstelgedrag (procrastinatie) bij zijn studenten. De meeste studenten vinden hun opleiding belangrijk, maar stellen belangrijke opdrachten daarvoor toch vaak uit tot het laatste moment. Het is immers veel leuker - en direct bevredigend - om een leuk boek te lezen of met je vrienden op stap te gaan, dan te werken aan een scriptie die je pas aan het eind van een semester in hoeft te leveren.
Onderzoek naar uitstelgedrag
In een van de onderzoeken van Ariely kregen drie groepen studenten een verschillende optie om hun tijd in te delen. De eerste groep studenten kreeg een strak tijdschema met deadlines waarop ze hun werkstukken moesten inleveren. De tweede groep werd volledig vrijgelaten. Zij mochten zelf weten wanneer ze hun werkstukken inleverden, al was dat op de laatste dag van het studiejaar. Aan de derde groep vroeg hij om vooraf een zelfgemaakte planning in te leveren. Dat betekende dat ze zich moesten conformeren aan de data die ze zelf aanleverden. Waren ze te laat met inleveren volgens hun zelfbepaalde deadlines, dan kostte hen dat punten. De studenten uit de laatste groep konden er natuurlijk nog steeds voor kiezen om alle deadlines op de laatste dag te zetten, maar de meeste studenten deden dat niet. Ze kwamen met gestructureerde tijdschema’s. Ariely concludeerde dat deze studenten blijkbaar inzicht hadden in hun eigen uitstelgedrag. Uit de resultaten van het onderzoek bleek dat deadlines wel degelijk effect hebben op uitstelgedrag. De studenten die een rigide tijdschema opgelegd hadden gekregen, scoorden het best in punctualiteit. De studenten die volledig vrij werden gelaten deden het het slechtst. En de groep die vooraf zelf een tijdschema moesten inleveren zat daar tussenin. En de score van die groep werd vooral omlaag gehaald door de personen die bij de planning hun deadlines ver vooruit hadden geschoven.
Als u het trouwens interessant vindt, kunt zelf u participeren aan een nieuw onderzoek over uitstelgedrag van Dan Ariely. Hier vindt u daarvoor een anonieme vragenlijst waar u ongeveer 10 minuten mee bezig bent. Tijdens het invullen van deze vragenlijst krijgt u overigens aardig inzicht in uw eigen uitstelgedrag.
Onvoldoende tijdsbesef
Duidelijke deadlines zijn dus effectief en werken het beste als die door anderen zijn opgelegd. Op de universiteit werkte dat prima, maar in de praktijk van alledag is dat vaak anders. Dan moeten we onze eigen planningen maken. Het is dus ongunstig als we daar mee mogen schipperen. Dan zijn we snel geneigd om de rotklusjes en omvangrijke taken op de lange baan te schuiven. We snappen wel dat we wat moeten doen om iets te bereiken, maar we worden beperkt door een slecht tijdsbesef. Neem uw grote project waar u mee aan de slag wilt. Zolang u daar nog niet aan begonnen bent kijkt u er tegenaan als een ongelofelijke berg werk die veel tijd zal kosten. Het einddoel is nog ver uit zicht. U plukt er dus voorlopig ook nog geen vruchten van. Het verre einddoel geeft u ook een gevoel van: ik heb nog wel tijd zat. Het lijkt dus geen prioriteit te hebben. Welke rol heeft uw tijdsbesef hierbij?
Een verloren ochtend
Een voorbeeld. Op een vrije dag hebt u zin om van alles te gaan doen. U wilt eerst een museum bezoeken, daarna naar de bibliotheek gaan om boeken uit te zoeken en vervolgens wilt u een paar hoofdstukken lezen als voorbereiding op een artikel dat u wilt schrijven. Eigenlijk zou u ook nog wat in de tuin willen doen. ’s Ochtends lijkt de dag nog lang. U hebt dus tijd zat om dit alles te kunnen doen. Dus blijft u nog even in bed liggen. Als u eruit bent eet u wat. U neemt een kopje koffie en bladert wat in de krant. Voor u er erg in hebt is het elf uur. U schrikt en beschouwt de ochtend al als verloren. Om half één gaat u immers lunchen. U neemt nog maar een kopje koffie en blijft nog even zitten. Kent u een dergelijke situatie?
Het heeft nu toch niet zoveel zin meer!
We hebben een slecht tijdsbesef. Soms overschatten we de tijd die we hebben. Maar we onderschatten ook wat we in beperkte tijd kunnen doen. Daarbij hebben we soms vreemde gedachtekronkels. Als u een uurtje tijd hebt om bezig te zijn aan een activiteit, kost het al gauw tien minuten om alles daarvoor bij elkaar te pakken, denkt u misschien. En dan hebt u nog maar vijftig minuten over en dat is naar uw gevoel niet meer de moeite waard om ermee te beginnen. Vooral als het om dat belangrijke maar tijdrovende project gaat, merkt u dat u de waarde van korte tijdsmomenten snel bagatelliseert. Over een half uur moet u de deur uit; het heeft nu niet zoveel zin meer om eraan te beginnen. U hebt pas het gevoel dat u ermee bezig bent als u er ten minste een uur mee aan de slag bent, enzovoorts. Bekijk dat eens anders.
Meteen aan de slag
Om uw plannen daadwerkelijk te gaan uitvoeren, is het allereerst belangrijk om er ook daadwerkelijk mee te beginnen. Dat klinkt logisch en simpel; toch is het essentieel! Er is een gevoelsmatig verschil tussen iets van plan zijn en ermee bezig zijn. Al schrijft u maar vast één bladzijde aan uw boek, al leert u slechts enkele zinnen van de nieuwe taal, u bent er dan tenminste aan begonnen. Dit heeft mentaal een verschillend effect. U zult er anders over gaan denken en praten. U zult ook merken dat u meer open staat voor de informatie die u nodig hebt om uw project te laten slagen. En als u er eenmaal mee begonnen bent, is het belangrijk om de routine erin te brengen en te houden.
De waardevolle routine
De routine erin houden, betekent dat u er vanaf de start regelmatig mee bezig blijft. Zorg bijvoorbeeld dat u dagelijks tien minuten met uw ‘project’ aan de slag gaat. Dat lijkt weinig, maar al snel merkt u dat die tien minuten zeer waardevol zijn. Dit verandert uw tijdsbesef. Opeens is tien minuten wel genoeg om - even tussendoor - iets te kunnen doen. Vergeet niet dat als u elke dag tien minuten ergens aan besteedt, u er na een week toch een uur mee in de weer bent geweest. Maar er is nog een ander voordeel. Als u elke dag minimaal tien minuten met uw ‘project’ aan de slag bent, krijgt dat project en werk daaraan, meer waarde voor u. U bent er dan niet alleen letterlijk mee bezig; het houdt u ook bezig. Zo bent u er (door bewuste en onbewuste aandacht) ook mee bezig in de periode tussendoor. U denkt er dan over na als u onder de douche staat, als u in de auto zit of als u in uw bed ligt. En ook onbewust verwerkt u er informatie over waardoor u vaker heldere inzichten zult krijgen.’ Natuurlijk zit u niet vast aan ‘alleen maar’ tien minuten. U mag er ook langer aan bezig zijn. Toch is het goed om u in ieder geval aan die tien minuten te conformeren. Daarmee voorkomt u verder uitstelgedrag.
Stap niet in de valkuilen
U kunt uw uitstelgedrag dus veranderen door op een andere manier tegen tijd aan te kijken. Zorg dat u begint en zorg dat u bezig blijft. De adviezen vanuit de timemanagement gedachte kunnen daar ook aan bijdragen. Maak duidelijke afspraken met uzelf. Stel deadlines en conformeer u daaraan. Het is belangrijk daarbij te beseffen dat u mogelijk enkele valkuilen op uw pad zult tegenkomen. Hieronder kunt drie tips lezen hoe u daarmee kunt omgaan.
Behoud grip op de tijd
Hierboven beschreef ik het belang van actie en tijdsbesef. Om iets te bereiken, moet u ermee aan de slag gaan en ook ermee bezig blijven. Let er wel op dat u er niet plotseling teveel tijd in gaat steken binnen een korte periode. Als u uren en zelfs dagen achtereen bezig bent met het idee om dan maar zoveel mogelijk af te krijgen, kan het zijn dat u het snel zat wordt. En dat inspireert weinig om er de volgende dag nog een klein beetje (bijvoorbeeld tien minuten) aan te doen. Als u werkt aan een creatief product is het bovendien ook nodig om voldoende rustmomenten tussendoor te hebben. Niets doen en genoeg slapen bevorderen uw inspiratie.
Verander uw definitie van werk
Planningen, tijdschema’s, deadlines en afspraken met uzelf. Deze structuren kunnen allemaal helpen om uw doelen te behalen. Maar ze kunnen u ook beperken. Misschien beschouwt u een activiteit pas als werk als u zich conformeert aan de structuur die u zich daarbij zelf oplegt. U vindt bijvoorbeeld pas dat u werkt als u achter uw computer zit. U meet het resultaat misschien in hoeveelheid tekst, bijvoorbeeld u bent pas tevreden als u minimaal een A4-tje tekst hebt geschreven. Vergeet dan niet dat het streven om uw doelen te behalen u ook op andere manieren en momenten kan bezighouden. Het is niet beperkt tot de plek achter uw bureau of tot ‘werktijd’. Het is even (en misschien nog meer) waardevol als u ’s nachts uit uw bed springt om een ingeving op een papiertje te krabbelen of als u snel even iets doorleest in de trein. Zoals gezegd gaat het er bij belangrijke activiteiten niet alleen om dat u er mee bezig bent, maar vooral dat het u bezig houdt!
Beloon uzelf voor actie in plaats van resultaat
Een van de tips die vaak gegeven wordt om uitstelgedrag te voorkomen is uzelf belonen als u een resultaat heeft behaald. Als u ermee klaar bent geeft u uzelf een cadeautje. U mag dan naar de film, naar een restaurant of een leuk boek lezen. Vergeet echter niet dat het behalen van een einddoel op zichzelf al voldoening geeft. En als dat einddoel ver weg is, is ook uw beloning ver weg. Beloon uzelf liever voor de acties die u onderneemt, bijvoorbeeld voor het feit dat het vandaar (weer) gelukt is om er een half uur (of tien minuten) mee bezig te zijn geweest. Dit hoeven overigens geen materiele cadeautjes te zijn. Het is meer het idee dat u er even bij stil staat en een gevoel van trots over u heen laat komen: het is weer gelukt!
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
Meer over dit onderwerp:
Klaar is klaar - of toch maar liever uitstellen?
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
uitstelgedrag
lichaamstaal
relativeren
communicatie
management
emotie
mensenkennis
coachen
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie