Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
Klaar is klaar; of toch maar beter uitstellen?
Is het uw gewoonte om belangrijke zaken vroegtijdig af te handelen of stelt u die liever uit tot het laatste moment? In onze Westerse maatschappij is de focus gericht op snelle aanpak en afronding van werkzaamheden. We hebben geleerd dat uitstel tot het laatste moment averechts werkt. Uitstel verhoogt de psychische druk en dat kan ten koste gaan van de kwaliteit. Het idee daarbij is dat je op het laatste moment een en ander afraffelt vanwege tijdsdruk, waarbij je er geen gedegen aandacht aan kunt geven. Uitstel kan ook leiden tot afstel. Er komen bijvoorbeeld andere dingen tussendoor, waardoor je er niet meer aan toekomt, of de taak verliest gevoelsmatig aan belang waarna het enthousiasme uitdooft. Wat eerst zo belangrijk leek, wordt dan nooit meer gedaan. Dat is jammer. Er snel aan beginnen; het kan maar klaar zijn, is dus het devies. Maar het is de vraag of zo vroeg mogelijk beginnen wel altijd de juiste keus is. Ook laat beginnen en rustig aandoen heeft voordelen.
Veel mensen schuwen uitstel. Zeker als er een ingewikkelde en tijdrovende taak op hun pad komt hebben ze het idee dat ze het maar het beste zo snel mogelijk kunnen aanpakken. Het liefst zetten ze er meteen de vaart in. Klaar is klaar en als de taak volbracht is, kun je je weer ontspannen richten op iets anders. Een project dat is voltooid veroorzaakt niet langer de druk van deadlines. Deze neiging om meteen te beginnen zodra de taken en projecten zich voordoen, is het tegenovergestelde van uitstelgedrag (in het Engels procrastination) en wordt door wetenschappers daarom gekscherend pre-crastination genoemd. Deze pre-crastination kan bijzondere vormen aannemen, blijkt uit onderzoek.
Snel oppakken, maar meer werk
Zo vroeg David Rosenbaum, professor aan de staatsuniversiteit van Pensylvania aan deelnemers van een experiment om een volle emmer naar de overkant van een laan te brengen. De proefpersonen mochten kiezen tussen een emmer die vooraan het parcours geplaatst was en een die halverwege stond. De verwachting was dat de deelnemers de tweede emmer zouden oppakken. Dat kost immers minder fysieke moeite. Het bleek echter dat de meeste proefpersonen juist de emmer namen die het dichtst bij stond. Rosenbaum verklaarde dit gedrag als ontlasting van het werkgeheugen. Als ze de eerste emmer meteen namen, hoefden ze immers de opdracht niet meer te onthouden. Zo konden ze voorkomen dat ze de tweede emmer halverwege zouden vergeten. Door snel te handelen konden ze hun kostbare aandacht beter verdelen en/of richten op andere zaken. Volgens Rosenbaum staan er in het dagelijks leven vele gevulde emmers aan het begin van het pad. Zo worden we voortdurend verlokt tot het snel beantwoorden van e-mails of telefoon. Het snel reageren op kleine zaken, houdt ons daarmee af van de ‘big stuff’. (Kijk voor meer over dit experiment hier en/of hier) .
Te vroeg met de voorbereiding
Als u ergens snel mee klaar bent, vraagt dat geen actuele aandacht meer. U hoeft uw aandacht niet meer te verdelen over verschillende taken en u kunt zich dan volledig richten op het nieuwe dat zich voordoet. Dat heeft zeker voordelen. Anderzijds zorgt juist uw actuele focus voor de benodigde toewijding.
Stel dat u over enkele weken een presentatie moet geven. U hebt op dit moment tijd vrij, dus u begint enthousiast aan de voorbereiding. U leest artikelen, u schrijft een pakkende tekst en u maakt een PowerPoint presentatie. Tenslotte oefent u uw voordracht voor de spiegel. Er kan nog wel wat aan verbeterd worden voor uw gevoel, maar u bent tevreden. De vraag is of u in de komende weken nog bezig zult zijn met verbeteringen. Voor uw gevoel bent u immers voldoende voorbereid. Misschien leest u de dag voor uw presentatie uw tekst nog een keer door. Het is de vraag of de geestdrift er dan nog in zit. Bovendien ontbreekt het uw presentatie dan waarschijnlijk aan actuele input die uw voordracht net een beetje extra body zouden kunnen geven.
Als u zich te vroeg voorbereidt op uw presentatie, bent u er mentaal minder mee bezig. Als u laat aan uw voorbereiding begint, vraagt dat daarentegen al uw aandacht. Daarbij gaat het niet alleen om een goede tekst en gedegen oefening. Het is vooral belangrijk dat ook uw onbewuste en uw werkgeheugen er actief mee in de weer blijven. Die taak die u moet uitvoeren, houdt u dan letterlijk bezig. U droomt erover en u krijgt briljante ingevingen terwijl u bijvoorbeeld onder de douche staat of op de fiets zit. Bij een te vroege voorbereiding ontbreekt die waardevolle input.
Aandacht verdelen en aandacht geven
Psychologen zijn het er over eens dat multitasking - gelijktijdige, parallelle uitvoering van aandachtstaken - niet bestaat en dat in verdeelde-aandachtscondities de focus snel verlegt wordt van de ene taak naar de andere. De veronderstelling is dat de gebruikte capaciteit voor één taakonderdeel leidt tot een beperking in capaciteit van andere taakonderdelen. Verdeelde aandacht beïnvloedt de effectiviteit van het werkgeheugen - het kortdurend onthouden en bewust verwerken van actuele informatie. Actuele zaken houden ons ook onbewuste bezig. Volgens Ap Dijksterhuis, organisatieadviseur en hoogleraar aan de Radboud Universiteit Nijmegen worden ingewikkelde afwegingen vooral onbewust gemaakt. Vooral als het gaat om emotionele beslissingen en creatieve ingevingen is de rol van ons onderbewuste cruciaal. Een nachtje ergens over slapen is dus best zinnig.
Nu is ons brein ook best economisch ingesteld. Zaken die niet onze directe aandacht vragen, worden naar achter geschoven. Ze belasten ons werkgeheugen dan niet meer en vragen ook niet langer een actieve bijdrage van onze onbewuste denkprocessen. Het effect op een taak die u voortijdig afrondt mag duidelijk zijn. Op het moment dat u er mee aan de slag gaat, is de druk niet zo hoog - het is immers nog ver weg. En op het moment dat de taak afgerond moet zijn, is er ook geen druk meer, want dan hebt u het immers allang klaar. Het houdt u op geen enkel moment intensief bezig. Uw brein zal dus weinig uitgedaagd worden tot het aanleveren van emotionele en creatieve input.
Blijf uw geheugen prikkelen
Wellicht herkent u dit fenomeen nog wel van de middelbare school. U moest leren voor een tentamen en wilde uw neiging om het leren uit te stellen tot het laatste moment onderdrukken. Als tegenwicht begon u er juist zo vroeg mogelijk aan. U stortte zich in dikke boeken en samenvattingen. De tekst las makkelijk en na enkele dagen had u wel het gevoel dat u de stof voldoende beheerste. Maar toen het tentamenmoment naderde, begon u toch te twijfelen. Wist u het echt nog wel zo goed? U nam de papieren weer ter hand en ontdekte toch nog veel wat u eerder blijkbaar was ontgaan. Of was u het misschien vergeten? Mogelijk leest u een tekst anders als er geen prestatiedruk op zit. Ons langetermijngeheugen kent ook meer beperkingen dan we vanuit ons gevoel kunnen inschatten. Hebt u nooit meegemaakt dat u een film op tv. bekeek en pas halverwege besefte dat u die film wel eens gezien had? Zo onvoorspelbaar kan ons geheugen zijn. Dit betekent ook dat er informatie uit uw geheugen verloren kan raken als u te vroeg aan de slag gaat met voorbereidingen voor een project of presentatie. Actuele, emotionele en urgente zaken prikkelen uw geheugen het best. Voor het beste resultaat is het goed om een beetje druk op de ketel te houden.
Wanneer begint u er dan aan?
Het heeft zeker voordelen om ergens vroeg aan te beginnen en het snel af te ronden. Het belangrijkste voordeel is dat u uw hoofd leegmaakt. En u hoeft er dan ook geen zorgen meer over te hebben of u het wel afkrijgt, mocht er onverhoopt iets tussen komen. Anderzijds kan het feit dat uw hoofd leeg is nu juist het probleem vormen. Uw hoofd vult zich gemakkelijk weer met andere zaken, waardoor u geen aandacht meer geeft aan wat inmiddels klaar is. De vraag is nu wat u het best kunt doen: de taak die zich voordoet zo snel mogelijk afronden, wachten tot het laatste moment of een tijdstip ertussenin kiezen. Het antwoord is gelegen in uw planning. Op het moment dat u weet dat een belangrijke taak volbracht moet worden over een relatief langere termijn, geef er dan liefst meteen aandacht aan. Daarmee begint feitelijk uw voorbereiding.
Planning en fasegewijze uitvoering
Beoordeel de uit te voeren taak. Als het om een gestructureerde taak gaat die geen specifieke aandacht vergt op het moment van afronding, kunt u die meteen uitvoeren. Een voorbeeld is het maken van de kostenberekening voor een offerte of het schrijven van een uitnodiging. Als het echter een ongestructureerde taak betreft die tot het eind toe uw creatieve en/of emotionele aandacht vraagt, ga dan anders te werk. Schat in hoeveel tijd u ervoor nodig hebt en denk alvast na over hoe u er uitvoering aan zult geven. Maak een tijdspad met verschillende momenten waarop u aandacht aan de taak zult geven. Het kan verstandig zijn om praktische zaken alvast vroeg in uw tijdpad af te ronden. Daarmee vermindert de tijdsdruk die deadlines u opleggen. Maar bewaar een essentieel deel van de taakuitvoering tot het laatste moment, zodat u het warm houdt in uw hoofd.
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
Meer over dit onderwerp:
Zo voorkomt u uitstelgedrag
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
lichaamstaal
relativeren
communicatie
management
emotie
mensenkennis
coachen
zakelijk flirten
onderhandelen
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie