Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
Hoe mobiel wilt u zijn?
Als manager communiceert u voortdurend met de mensen met wie u contact hebt. Daartoe staan u steeds meer hulpmiddelen ter beschikking. Twintig jaar geleden werd door de meeste mensen niet anders gecommuniceerd dan face to face, via de telefoon, en per post. Nu zijn de mogelijkheden legio. Er is een verscheidenheid aan manieren om boodschappen te zenden en te ontvangen met behulp van computer, mobiele telefoon en internet. Uiteindelijk zijn deze middelen bedoeld om de efficiëntie en kwaliteit van het intermenselijke contact te verbeteren. Maar dragen ze daar altijd evengoed aan bij? Zo maakt de mobiele telefoon ons beter bereikbaar, maar dit kan verstorend werken tijdens persoonlijke contactmomenten.
De hele dag bereikbaar
Een neef van mij had aan het eind van de 80er jaren van de vorige eeuw al een Carvox, één van de eerste autotelefoons. Hij sleepte dat ding overal mee naar toe en ging er prat op dat hij altijd bereikbaar was. De veranderde tijden vragen nu van iedereen op elk moment van de dag bereikbaar te zijn. Men gaat er bijvoorbeeld steeds vaker vanuit dat we allemaal een mobiele telefoon bij ons hebben. Onlangs liep ik langs een bar in Noordwijk waar een jongen in gesprek was met de portier. Ik hoorde deze laatste zeggen: ‘Bel je meisje maar en zeg dat ze naar buiten komt’. Waarschijnlijk had de jongen gevraagd of hij even binnen mocht komen om iets tegen zijn vriendin te zeggen, en de uitsmijter ging er vanuit dat ze elkaar wel mobiel konden bereiken. Iedereen heeft een mobieltje op zak, zo is de hedendaagse gedachtegang. En als die toevallig uitstaat, zou je toch binnen korte tijd moeten reageren op de ingesproken boodschap.
De mobiele telefoon maakt het mogelijk om u te bereiken als u niet op uw gebruikelijke plaats bent. Het geeft u ook de gelegenheid om vanaf elke plek anderen te raadplegen. Interacties kunnen daardoor sneller plaatsvinden. Toch heeft het mobieltje niet alleen maar voordelen. Altijd bereikbaar willen zijn, heeft een vreemde invloed op onze sociale contacten. In een restaurant heb ik ooit twee mensen romantisch zien tafelen. Er was zachte muziek, gedempt licht en er stond een kaarsje in het midden. Het zag er veelbelovend uit, waren het niet dat beiden zaten te telefoneren met hun mobieltje. In Nederland vallen dit soort interacties nog mee, maar als u op vakantie gaat naar landen rond de Middellandse zee dan kunt u dit soort taferelen steeds vaker gadeslaan.
Veranderd straatbeeld
Het blijft trouwens sowieso bijzonder om te zien hoe de mobiele telefoon steeds vaker het straatbeeld bepaalt. Je ziet steeds meer mensen, met een oortje in, die in zichzelf lijken te praten. In de trein worden hele gesprekken gevoerd, die voor iedereen zijn te volgen. Deze bellers bespreken de meest intieme persoonlijke zaken en ook zakelijke geheimen, zonder zich om de aanwezigheid van anderen te bekommeren. Julius Fast had het in zijn boek ‘De taal van het lichaam’ in 1970 al over ‘niet-mensen’, zoals de schoonmaakster die ongemerkt uw kantoor kan binnenlopen om de prullenbak te legen - zonder dat u daardoor wordt gestoord in uw werk. Dit is vergelijkbaar. Als we mobiel bellen blijken we de aanwezigheid van anderen ook te negeren. Met het mobieltje aan ons oor gaan we volledig op in het gesprek en in deze trance wanen we ons op privéterrein, waar niemand ons kan zien en horen.
Een dwingend karakter
De mobiele telefoon kan ook op een andere manier consequenties hebben voor de contacten die u heeft. Een rinkelende telefoon heeft een dwingend karakter. Als u in een rij aan de balie staat en de telefoon gaat, krijgt die voorrang. Simpelweg omdat de beller anders meent dat de receptioniste niet aanwezig is en ophangt. Met de mobiele telefoon werkt dat in mindere mate zo. Een inkomend gesprek op een mobieltje wordt gemakkelijker weggedrukt als de eigenaar van de telefoon in gesprek is. De beller wordt immers doorgeschakeld op de voicemail en als hij die inspreekt is het mogelijk om later contact met hem op te nemen. U kunt uw mobiele telefoon ook uitzetten voordat u aan een gesprek begint. Het is aan te raden om dat te doen.
Aanlaten of uitzetten?
Toch blijven veel mobieltjes aanstaan tijdens belangrijke gelegenheden. Men acht de kans gebeld te worden blijkbaar kleiner dan de moeite die het kost om hem even uit te zetten. Tijdens seminars en congressen komt het frequent voor dat er een mobieltje rinkelt, terwijl vooraf is verzocht ze uit te zetten. Veel mensen kiezen ervoor om elk gesprek te beantwoorden, alleen al om even te horen wie het is en zich van een vervolggesprek te verzekeren. Zelfs mensen achter het stuur nemen hun mobieltje vaak toch maar op, ondanks de wet en de bewezen gevaarscriteria. Liever even horen wie het is, dan het contact te moeten missen. Een groot aantal bellers spreekt de voicemail namelijk helemaal niet in. Sommige mensen zijn bang voor het inspreken van een boodschap. Ze vinden dat hun stem raar klinkt of weten niet wat ze moeten zeggen. Ze bellen liever op een later tijdstip terug, maar bellen vervolgens misschien helemaal niet meer. En dit is misschien een gemiste kans voor de eigenaar van de telefoon - dus toch maar altijd opnemen?
De voicemail is geen sluitende oplossing voor het beantwoorden van inkomende gesprekken. Een handig alternatief is uw mobiele telefoon afgeven aan uw secretaresse of receptioniste. Zij kan uw telefoon dan beantwoorden en het telefoonnummer van de beller noteren. Dit werkt beter dan er vanuit gaan dat iedereen die belt wel wat inspreekt.
Bellen op vaste lijn of mobiel
Lange tijd is er schroom geweest om iemand zomaar te bellen op zijn mobiele telefoon. Iemand die wilde bellen probeerde eerst de vaste lijn. Het idee bestond: ‘als ik mobiel bel, dan komt het wellicht niet gelegen en stoor ik misschien’. Dit idee is steeds meer aan het veranderen. Voor veel mensen heeft het kiezen van het mobiele nummer voorrang op het vaste nummer. Als ze uw mobiele nummer gebruiken, zijn zij er immers van verzekerd dat zij u meteen te pakken hebben en niet worden afgewimpeld door een telefoniste. Deze buffer ontbreekt dus. Steeds vaker zult u telefoon ontvangen van mensen die direct van u persoonlijk iets willen weten.
Selectief opnemen
De mobiele telefoon kan ook een lastige factor zijn in het vraagstuk: privé of zakelijk. Als u privé hetzelfde mobieltje gebruikt als zakelijk, zullen uw klanten er niet altijd rekening mee houden dat het uw vrije dag is. Anderzijds zult u privégesprekken ontvangen op uw werk. Een voordeel van het mobieltje is de nummerherkenning - zolang de beller zijn telefoon tenminste niet heeft afgeschermd. Als u uw contactpersonen invoert in het adresboek van uw telefoon, verschijnt in het scherm wie de beller is. Ook kunt u een aparte beltoon invoeren voor inkomende privégesprekken. Dit geeft u de mogelijkheid om uw mobieltje selectief op te nemen. Veel managers hebben een aparte telefoon voor privé en zakelijk. Het nadeel dan weer is dat u soms met twee apparaten op zak loopt.
Voicemail
Als u uw telefoon niet kunt of wilt opnemen, krijgen de personen die u bellen uw voicemail te horen. Zoals gezegd spreken veel mensen die niet in. Het is niet altijd mogelijk om uw telefoon af te geven aan een ander die de gesprekken voor u aanneemt. De boodschap die uw relaties te horen krijgen als ze u bellen maakt echter een groot verschil. Veel boodschappen zijn te vrijblijvend. Dit zijn boodschappen in de trant van:
'Als u een bericht voor mij heeft kunt u die inspreken na de toon...'
Veel mensen spreken na zo’n boodschap helemaal niets in. Ze hebben namelijk geen bericht voor u, maar willen u spreken. Daarin zit een groot verschil. De persoon die u belt wil namelijk feedback. De beller wil meteen antwoord op wat hij zegt of vraagt. Bij het inspreken van een boodschap verneemt hij uw reactie niet en kiest er liever voor om op een later moment te bellen - of helemaal niet. Er gaat nu misschien een opdracht aan u voorbij.
U kunt er ook voor kiezen de boodschap dwingender te laten zijn:
'Ik stel het zeer op prijs als u na de toon uw naam en telefoonnummer inspreekt, dan bel ik u zo spoedig mogelijk terug' of 'Wilt u zo vriendelijk zijn...'
Op deze manier maakt u het al dan niet inspreken wat minder vrijblijvend. In plaats van de beller te vertellen dat het mogelijk is om in te spreken, verzoekt u deze persoon om hoe dan ook in te spreken. Bovendien vraagt u hem niet een heel verhaal te doen, zonder dat hij direct antwoord krijgt.
Veranderingen in de techniek
Het zou mooi zijn als de techniek het in de toekomst mogelijk maakt om meerdere boodschappen op te slaan. U zou dan kunnen kiezen welke boodschap de beller te horen krijgt. Zo zou u gemakkelijk kunnen aangeven hoe lang u de telefoon niet kunt beantwoorden en wanneer u weer wel bereikbaar bent. Misschien kan de beller in de toekomst met een druk op de knop de aard van het gesprek aan u laten weten alvorens u opneemt: privé of zakelijk - al dan niet belangrijk.
Maar welke veranderingen er ook zullen komen, het voornaamste is dat u zich er niet gek door laat maken. Blijf beseffen dat de telefoon slechts een hulpmiddel is om de intermenselijke contacten te verbeteren; niet meer en niet minder. Het is prettig om goed bereikbaar te zijn, maar denk ook aan uzelf en uw gezondheid. Geef voorrang aan de contacten die echt belangrijk voor u zijn en meld u af en toe uit het net. Aan u de keus!
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
Meer over dit onderwerp
Wat is het evenwicht in uw werk- en privéleven?
Zingeving voor managers
Welke prioriteiten stelt u?
Een andere kijk op time management: neem de tijd!
Succesvolle resultaten met weinig inzet
De kunst van het relativeren
Meer over relativeren vind je op de website: www.relativeren.nl
Bekijk hier een overzicht van de artikelen van Frank van Marwijk
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
communicatie
management
emotie
mensenkennis
lichaamstaal
relativeren
zakelijk flirten
onderhandelen
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie