Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
Is uw intranet meer dan een online personeelsblad?
Hebt u dit wel eens meegemaakt: u ontvangt een interne mail over het vertrek van een medewerker van uw organisatie met een inhoud in de trant van: ‘Na 7 jaar prettige samenwerking zal Yvonne Greffers ons gaan verlaten." U wordt in de mail uitgenodigd op een afscheidsborrel en er wordt uitgelegd hoe u kunt bijdragen aan het afscheidscadeau voor Yvonne. Het is natuurlijk aardig om te weten dat deze medewerker vertrekt, maar u wist eigenlijk helemaal niet dat ze bij u werkte. Haar naam komt u niet bekend voor; u weet ook niet op welke afdeling ze werkzaam was. "Misschien is het aardig om eerst eens een kennismakingsbijeenkomst te organiseren voordat ze afscheid neemt", denkt u dan. Dit soort situaties kunt u voorkomen door de interne communicatie te verbeteren. Verander om te beginnen uw traditionele intranet in een sociaal intranet. Dit maakt een groot verschil.
Wie werken er bij u?
In grote organisaties komt het bovenstaande nog regelmatig voor. Medewerkers weten niet altijd wie er allemaal werken in hun organisatie en ook niet wat die personen precies doen. Dat betekent ook dat ze niet weten wie ze moeten benaderen voor het oplossen van praktische problemen en vragen. De verschillende afdelingen zijn eilandjes en afgelegen locaties lijken soms geheel andere werelden. Dit gaat zelfs zo ver dat voor vraagstukken die intern opgelost kunnen worden, externe adviseurs worden geraadpleegd. Interne communicatie is altijd een lastig probleem geweest in grote organisaties, maar dat zou in deze tijd met moderne communicatiemedia toch niet meer nodig hoeven te zijn? Er zijn boekwerken geschreven over interne communicatie en hoe die te verbeteren. Toch zijn er meestal slechts simpele veranderingen nodig om deze beter te laten verlopen. In dit artikel reik ik u suggesties voor effectieve interne communicatie aan, met het accent op het intranet.
Van papier tot intranet
Misschien kunt u zich de tijd nog herinneren dat interne informatie vooral werd verspreid via de postvakken van medewerkers. Elke dag kon u diverse memo’s, verslagen, notulen en agenda’s in uw postvak terugvinden. Af en toe kreeg u een personeelsblad met de laatste interne informatie vanuit de organisatie. Daarin kon u lezen welke veranderingen er actueel waren en soms ook wie de komende en vertrekkende medewerkers waren. De computer was bedoeld om de informatie in te voeren en op te slaan. Informatie delen deed je door het eerst uit te printen. In mijn artikel:
Negen manieren om orde in uw chaos te scheppen beschreef ik hoe verschillende typen mensen anders omgaan met hun papierwinkel.
De komst van e-mail bracht verandering. Nu werd de informatie elektronisch verspreid. Alles wat enigszins zinnig leek werd aselectief gemaild. We kregen zoveel informatie in onze mailbox dat dat ten koste ging van het overzicht. Toch maar even printen! Ook bij het gebruik van een computer gaan de verschillende typen mensen anders met hun bestanden om. Dit kunt u lezen in het artikel: Negen manieren om met computerbestanden te werken. Het personeelsblad kreeg langzaam ook zijn elektronische vorm. Dat begon als attachment in de mail. Later nam het intranet de functies van het personeelsblad over. Helaas is het intranet in veel organisaties nog steeds niet veel meer dan een online personeelsblad. Het is eenrichtingsverkeer en vooral gericht op informatieverstrekking.
Een online personeelsblad?
In veel organisaties is het intranet vooral een medium dat gebruikt wordt om informatie te verstrekken aan de medewerkers. Op de homepage van het intranet vind je kopjes met mededelingen vanuit de organisatie/directie. Je kunt er ook het laatste nieuws vinden op het vakgebied met verwijzingen naar artikelen. Soms verschijnen er uitnodigingen voor interne referaten en/of lunchbijeenkomsten die kennisuitwisseling tot doel hebben. Verder zijn er berichten vanuit personeelszaken/HRM te vinden. Zo kun je er bijvoorbeeld lezen wie er 12,5 of 25 jaar in dienst zijn. Tenslotte is er vaak een aparte plek op het intranet voor de informatie vanuit de ondernemingsraad.
Dit alles maakt het intranet nog niet veel meer dan een online personeelsblad. Bij veel bedrijven komt daar langzaam verandering in. Er worden stapsgewijs steeds meer functies aan het intranet toegevoegd. Protocollen en voorschriften zijn nu vaak direct toegankelijk via het intranet. Soms kun je er formulieren invullen, bijvoorbeeld om een technische storing te melden of om er je vakantie aan te vragen. Tenslotte is er ook steeds meer informatie over de organisatiestructuur en over individuele medewerkers terug te vinden, bijvoorbeeld in een online medewerkersprofiel, wie-is-wie gids of ‘smoelenboek’. Dit biedt een overzicht van alle medewerkers in de organisatie, de functie die ze hebben en hun interne telefoonnummer. Soms kan een medewerker daar een foto en korte persoonlijke informatie over zichzelf bij plaatsen. Hierdoor wordt de medewerker een mens met een gezicht in plaats van een naam met een regel tekst.
Zoeken en vinden
Het World Wide Web is uitgegroeid van een informatiebron waarin we vooral informatie konden lezen tot een medium waar we contact met anderen hebben en informatie kunnen uitwisselen. Daarvan kunnen we veel leren dat we ook op het intranet kunnen toepassen. De eerste belangrijke ontwikkeling is de zoekfunctie. Niet alleen het nieuws uit de organisatie dat in de vorm van artikelen of blogs verschijnt op de homepage van het intranet, moet op een later tijdstip teruggevonden kunnen worden op kernwoorden. Ook de informatie over wie medewerkers zijn en wat zij doen moet snel te vinden zijn. Op die manier kan het intranet ervoor zorgen dat je gemakkelijk de juiste personen voor de beantwoording van je vragen kunt vinden. Soms bestaat er alleen een zoekfunctie waarbij functionarissen op hun naam geselecteerd worden, maar dan moet je eerst die naam van die persoon weten. Het is handig als je ook op afdeling, functie en werkzaamheden kunt zoeken.
Sociaal intranet
Het volgende wat we van de ontwikkelingen op internet kunnen leren is de sociale uitwisseling. Het ‘smoelenboek’ vormt de eerste stap naar wat we een ‘sociaal intranet’ zijn gaan noemen. In plaats van dat alleen de organisatie informatie op het internet kan plaatsen, kunnen medewerkers dat ook zelf. Gekoppeld aan het ‘smoelenboek’ hebben medewerkers hun eigen pagina/account. Daarop kunnen ze informatie plaatsen over zichzelf en hun functie. Verder kunnen ze daar berichten, nieuws en blogs over hun werk op plaatsen. Zo kunnen medewerkers informatie delen, waarin ze expert zijn, wat ze doen en wat hun bezig houdt. Het functieprofiel op het intranet wordt daarmee een dynamisch profiel. Vroeger hield iedereen de kennis op hun vakgebied vaak voor zichzelf. In deze tijd kun je je juist profileren door de informatie te delen. Anderen kunnen op hun pagina reageren op de geplaatste berichten en blogs. In tegenstelling tot e-mail zijn de berichten en reacties toegankelijk voor anderen. Daarmee gaat het intranet steeds meer lijken op wat we kennen van de sociale media als Facebook en Twitter. Voor de toepassing van deze functies binnen het intranet, is sociale software verkrijgbaar. Soms is deze software zelfs gratis, zoals het programma Yammer waarmee u een intern microblog netwerk, vergelijkbaar met Twitter, kunt implementeren.
Bloggen op internet
Hoewel een sociaal intranet veel voordelen biedt, zijn veel werkgevers bang dat het veel tijd kost en dat bloggen op intranet medewerkers afleidt van de essentie van hun werk. Werkgevers vragen zich ook af of het niet ten koste gaat van de productiviteit en motivatie als medewerkers gaan bloggen en chatten naar elkaar. Waar ligt bovendien de grens tussen persoonlijke en zakelijke inhoud? Mogen er op het intranet ook blogs over de vrijetijdsbesteding en hobby’s van medewerkers, of ludieke columns over de organisatie verschijnen?
Volgens Anindya Ghose, hoogleraar IT en Marketing op de Leonard N. Stern School of Business aan de universiteit van New York, brengt het delen van informatie en bloggen op het werk medewerkers dichter bij elkaar, ook als er over privézaken geschreven wordt. Bloggen op het intranet draagt bij aan de opbouw van relaties en op den duur vergroot het de productiviteit. Ghose ontdekte dat als een bedrijf regels oplegden die medewerkers verboden om te schrijven over niet-werk gerelateerde interesses, ook de hoeveelheid werkinhoudelijke inbreng verminderde. Als het bedrijf de medewerkers toestond om vrijelijk te posten wat ze wilden, steeg het aantal blogs en werd er ook meer gelezen. Medewerkers wisselden dan meer informatie uit over zowel werk gerelateerde als andere zaken. Als medewerkers konden lezen over de vrijetijdsinteresses van hun collega’s zorgde dat dus voor positieve verbinding, waardoor ze ook interesse hadden in wat die zelfde collega’s schreven over werktaken. De schrijvers vonden het op hun beurt leuk om veel lezers te krijgen, wat hun weer motiveerde tot het schrijven van interessante content.
Een waardevol communicatiemedium
Met de ontwikkeling van een sociaal intranet heeft u een medium in handen waarmee u veel effectiever kunt communiceren binnen de organisatie. Het zal minder vaak voorkomen dat medewerkers elkaar niet kennen. Het wordt gemakkelijker om de juiste personen te vinden om uw vragen te beantwoorden en/of te helpen bij de oplossing van uw problemen. Het intranet wordt bovendien aantrekkelijker om te bezoeken voor medewerkers, waardoor uw informatie hen beter bereikt. Sommige organisaties hebben de computers op het werk zo afgesteld dat intranet bij het aanmelden automatisch wordt opgestart. De vraag is of dat er veel aan bijdraagt dat de aangeboden informatie ook gelezen wordt. Veel medewerkers klikken de pagina meteen weg omdat ze hun computer immers hadden aangezet voor een ander doel. Een dynamisch sociaal intranet zal er echter voor zorgen dat medewerkers uit eigen beweging gaan surfen over het intranet. Het is nu immers een informatieve, interessante en leuke plek geworden om te bezoeken.
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
lichaamstaal
relativeren
communicatie
management
emotie
mensenkennis
coachen
zakelijk flirten
onderhandelen
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie