Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
Maak van uw nieuwjaarsspeech een nieuwjaarsconference
Nieuwjaarsrecepties zijn traditioneel hetzelfde. De medewerkers van een bedrijf worden uitgenodigd om samen te komen in een grote ruimte. De directeur houdt een toespraak en vervolgens is er gelegenheid om elkaar het beste toe te wensen. Echt spannend is dat niet. Zorg dit jaar eens voor iets verrassends. Hier kunt u lezen hoe u uw medewerkers kunt verrassen met een spectaculaire toespraak die u feestelijk aankleedt. Maak dit jaar van uw nieuwjaarsspeech een nieuwjaarsconference. De tekst van dit artikel is afkomstig uit het boek Gelukkig Nieuwjaar van Frank van Marwijk.
U hebt een uitnodiging ontvangen voor de nieuwsjaarreceptie van uw bedrijf. De tekst van de uitnodiging is als volgt.
We nodigen je graag uit om op 8 januari het glas te komen heffen op het nieuwe jaar. Evenals in de voorgaande jaren organiseert onze organisatie een nieuwjaarsreceptie. Dit jaar zal deze plaatsvinden op 8 januari om 16.00 uur in het bedrijfsrestaurant. Wij nodigen graag alle medewerkers uit om een toost uit te brengen op het nieuwe jaar en elkaar een goed nieuw jaar toe te wensen onder het genot van een hapje en een drankje. Onze directeur Hans Stemerink zal een toelichting geven op enkele zaken die het afgelopen jaar de revue hebben gepasseerd en blikt natuurlijk vooruit op het nieuwe jaar.
Zo ging het altijd
Als u deze tekst leest, bent u misschien nog niet heel erg enthousiast. Het klinkt natuurlijk erg leuk om het glas te mogen heffen op het nieuwe jaar met uw collega’s, maar u weet dat het er anders aan toe zal gaan. U hebt de nieuwjaarsreceptie de afgelopen jaren ook al bijgewoond en u vreest een herhaling van feiten. Als u binnenkomt, krijgt u een plastic glas met goedkope bubbels aangereikt die u geacht wordt nog niet leeg te drinken. Het is immers de bedoeling om gezamenlijk te proosten op het nieuwe jaar. Maar voor dat zover is houdt de directeur zijn traditionele nieuwjaarstoespraak. Deze duurt al gauw 20 minuten en al die tijd staat u met uw glas in uw hand. Voorzichtig neemt u toch een nipje en u schuift behoedzaam tussen enkele medeluisteraars door om een paar pinda’s (is dat het hapje?!) van de statafel te grissen. Daarmee kunt u uw tijd een beetje verdoen, want wees eerlijk: die nieuwjaarsspeech is ook niet echt spannend.
Een saaie speech
Stemerink geeft een opsomming van droge feiten die zich in het afgelopen jaar hebben afgespeeld. Hij noemt wat er goed ging en deelt daarbij complimenten uit aan het collectief. Ieder die zich aangesproken voelt, mag zich trots voelen! Hij vertelt ook wat er tegen viel, wat eerder klinkt als een excuus waarom de organisatie niet meer geld heeft kunnen uitgeven aan belangrijke zaken. Aan de hand van een paar PowerPoint slides illustreert de directeur vervolgens zijn woorden met een kleine blik op de jaarcijfers. U vraagt zich af of die niet op een ander moment getoond hadden kunnen worden. Tenslotte volgt een vooruitblik op het nieuwe jaar vol overenthousiaste plannen en verwachtingen en uiteindelijk de gezamenlijke toast op het nieuwe jaar.
Met handen vol
U bent van af dat moment vrij om rond te lopen en de collega’s die u nog niet eerder gezien had een gelukkig nieuw jaar te wensen. Tegelijkertijd komen ook de hapjes rond (blijkbaar toch niet alleen pinda’s). Er lopen medewerkers met schalen toastjes met salade en gerookte zalm, die al een beetje ingezakt zijn omdat ze al vanaf voor de speech klaarstonden. Tegelijkertijd loopt een andere medewerker met een schaal bitterballen rond. Daar hebt u wel trek in, maar u hebt net een toastje genomen. U beseft alleen dat als u nu geen bitterbal neemt, ze straks koud of op zijn. En daar staat u dan met in uw ene hand nog de bubbels en uw andere hand de hete versnapering. En dat is eigenlijk niet zo handig op het moment dat u net rond wil om nieuwjaar te wensen.
De nieuwe uitnodiging
Zo ging het vorig jaar, weet u nog, en de voorgaande jaren waren vergelijkbaar. Nu sta u met de nieuwe uitnodiging in uw hand. Hebt u nog wel zin om te gaan? U denkt daar over na en tegelijkertijd vraagt u zich af of het ook op een andere manier had gekund. Zou u iets kunnen veranderen aan deze bijeenkomst en aan de uitnodiging hiervoor, waardoor mensen meer geprikkeld worden om te komen?
In uitnodigingen voor nieuwjaarsrecepties wordt meestal de nadruk gelegd op het gezellige samenzijn, de nieuwjaarswensen en het proosten op het nieuwe jaar. Dat er ook een nieuwjaarstoespraak zal worden gehouden, wordt vaak niet expliciet genoemd of alleen ergens onderaan de uitnodiging. De veelal saaie zakelijke speech legt niet alleen beslag op de tijd die mensen in gezelligheid willen doorbrengen; hij beďnvloedt ook de heersende stemming. Een nieuwjaarsbijeenkomst zou een luchtige sfeer moeten hebben en niet de uitstraling moeten hebben van een medewerkersvergadering waarbij toevallig nog wat gegeten en gedronken kan worden. De sfeer van de bijeenkomst moet overeenkomen met de verwachting die de uitnodiging oproept. Anderzijds hoeft het natuurlijk niet zo te zijn dat er alleen maar gegeten, gedronken en gefeest wordt. Bij Nieuwjaar hoort immers zeker ook het terugblikken op het oude jaar en het vooruitzien op het nieuwe jaar. Een nieuwjaarstoespraak lijkt er dus toch bij te horen. Wilt u dat mensen er met enthousiasme naar uitkijken, dan is het de kunst om een andere verwachting te scheppen en er een andere vorm aan te geven.
Zoals gezegd wordt in uitnodigingen voor nieuwjaarsreceptie meestal de nadruk gelegd op het borrelen. Dat er ook een toespraak wordt gehouden, wordt er voorzichtig een beetje tussen gemoffeld. De speech krijgt niet de nadruk. Misschien is de schrijver van zo’n uitnodiging bang dat mensen wegblijven als de toespraak te veel centraal staat. Maar waarschijnlijk denkt de schrijver er niet eens over na. Het is vaak copy-paste van de uitnodiging van vorig jaar. De lezers beseffen dan ook meteen dat de bijeenkomst waarschijnlijk ook een copy-past van het vorige jaar is. Dat kan anders.
Hoe kan het anders?
Stap daarvoor eens in de schoenen van Hans Stemerink, de veronderstelde directeur van de organisatie. Welke opmerkelijke veranderingen zou u, als u die directeur of manager was, kunnen aanbrengen? Als u een verrassende nieuwjaarsbijeenkomst wilt organiseren begint dat al bij de uitnodiging. Stel dit jaar eens de speech centraal in de uitnodiging in plaats van de receptie. Daar moet u dan wel een zodanige draai aan geven dat het mensen nieuwsgierig genoeg maakt om te komen. De uitnodiging voor de nieuwjaarsbijeenkomst zou er nu als volgt kunnen uitzien:
Beste... (naam van de medewerker)
We nodigen je graag uit voor de nieuwjaarsconference van Hans Stemerink in het nieuwe jaar op 8 januari om 16.00 uur. Hans zal je op verrassende wijze meenemen in zijn terugblik op het oude jaar en mooie beloftes uitspreken voor het nieuwe jaar. Wees voorbereid op een spectaculaire doch integere conference met een lach en een traan. Om 16.30 uur heffen we het glas op een hoopvol mooi nieuw jaar met het vooruitzicht op weer twaalf succesvolle maanden samenwerking. Daarna is er gelegenheid om elkaar persoonlijk een goed nieuw jaar toe te wensen onder het genot van een drankje en een hapje. Laat deze gelegenheid dus niet aan je voorbij gaan.
De bovenstaande tekst schept een andere verwachting bij wie het leest. De tekst maakt nieuwsgierig en nodigt de lezer zeker uit om te komen. Tegelijkertijd maakt de tekst ook iets in uzelf los. Om waar te maken wat u hebt geschreven zal u een heel ander soort toespraak moeten voorbereiden: een conference. Het woord conference is natuurlijk niet voor niets gekozen. Het heeft alles met nieuwjaar te maken en verwijst naar de one-man-shows van de cabaretiers op oudejaarsavond. Als zo’n TV-conference een nieuwjaarstoespraak genoemd zou worden, keken er vermoedelijk minder mensen. Het woord conference schept echter wel verwachtingen. Uw speech moet ook werkelijk een conference worden waarin u met een knipoog kijkt naar het afgelopen en het nieuwe jaar. Er is zeker plek voor een serieuze blik op zaken die gepasseerd zijn en die gaan komen, maar u zal dat meer anekdotisch moeten brengen, met humor en de nodige zelfspot. Dit hoeft u trouwens niet zelf te doen. Niet iedereen is even bedreven in het geven van een pakkende presentatie. Maar misschien hebt u een collega of medewerker die daar wel sterk in is. Laat hij of zij dat dan doen. Het is niet per se noodzakelijk het zelf te doen, u kunt het rustig delegeren.
Een verrassing met een serieuze boodschap
Iedereen begrijpt dat de onderliggende (serieuze) boodschap toch van de directie afkomstig is. Het is dan wel goed om op het moment dat er geklonken gaat worden op het nieuwe jaar zelf naar voren te treden. Maak van die gelegenheid gebruik om, maximaal vijf minuten, enkele complimenten, mooie beloften en aanmoedigende wensen uit te spreken. Met de beloften (die u ook al in de uitnodiging hebt aangekondigd), bedoel ik toezeggingen van de organisatie aan de medewerkers in plaats van (alleen) verwachtingen richting de medewerkers. Het zijn eigenlijk de goede voornemens van de organisatie, een gedachte die ook prima past in de sfeer van het nieuwe jaar. Beloof de medewerkers op dit moment iets verrassends waar ze niet op rekenden. Dat kan om een verandering op het werk gaan waarvan u kunt verwachten dat medewerkers er blij mee zullen zijn. Het kan ook om iets extra’s gaan zoals een gezamenlijk uitje of een activiteit op kosten van de organisatie.
Een andere logistiek
Het introduceren van een nieuwjaarsconference met een nieuwjaarsreceptie aan het eind, in plaats van een nieuwjaarsreceptie met een toespraak vooraf, vraagt om een wat andere logistiek, al lijkt er op het eerste gezicht niet veel verschil in het soort bijeenkomst. Ook al duurt de conference maar een half uur, het is toch de moeite om er stoelen voor klaar te zetten. Dat zorgt gewoonweg voor een andere verwachting en sfeer dan bij een staande receptie. Deze keer deelt u geen bubbels uit bij de ingang. Mensen hoeven dan niet de hele tijd met een glas in hun hand te staan. Ze hoeven zelfs helemaal niet te staan, waardoor ze minder vermoeidheid in de benen krijgen en geconcentreerder kunnen luisteren. Ze komen nu speciaal voor de conference dus is het gevoel van: ‘wanneer is het nu eens afgelopen?!’ minder. Tegen het einde van de conference laat u mensen pas rondgaan met de champagne. Daarna volgt het moment om met elkaar te proosten. Als dat voorbij is, en iedereen is opgestaan, kunnen enkele medewerkers de stoelen aan de kant zetten. Maak overigens - zoals u in de laatste uitnodiging kunt zien - duidelijk hoe lang u verwacht dat de conference gaat duren, zodat mensen niet worden afgeschrikt door het vooruitzicht van een lange zit.
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
lichaamstaal
relativeren
communicatie
management
emotie
mensenkennis
coachen
zakelijk flirten
onderhandelen
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie